Promptowanie AI dla EA: błędy, dobre praktyki, przykłady promptów

Ile razy wpisywałaś do ChatGPT „napisz email do klienta” i dostawałaś odpowiedź tak ogólną, że łatwiej było napisać go od zera? Albo prosiłaś o podsumowanie spotkania, a AI wypluwało trzy strony tekstu, który mało mówił o konkretach?

Problem nie leży w AI. Problem leży w tym, JAK z nim rozmawiasz.

W tym artykule pokażę Ci najczęstsze błędy w promptowaniu (które pewnie popełniasz nie wiedząc o tym), sprawdzone techniki tworzenia skutecznych promptów i 5 gotowych szablonów, które możesz skopiować i od razu zacząć używać w swojej pracy EA.

Najczęstsze błędy w promptowaniu – co robisz źle?

1. Zbyt ogólne zapytania – „AI wie, o co mi chodzi”

Błąd:

Napisz email do klienta w sprawie umówienia spotkania.

Dlaczego to nie działa: AI nie czyta w myślach. Nie wie:

• do jakiego klienta piszesz (nowy? stały? niezadowolony?)
• jaki jest kontekst?
• z kim to spotkanie ma być?
• jaki ma być ton (formalny? przyjacielski?)
• jak długi ma być email (3 zdania? 3 akapity?)

Efekt: dostajesz ogólnik.

2. Brak kontekstu – „AI przecież wszystko wie”

Błąd:

Przygotuj agendę spotkania

Dlaczego to nie działa: AI nie ma dostępu do:

• twoich poprzednich spotkań
• celów tego konkretnego spotkania
• listy uczestników
• czasowych ograniczeń
• specyfiki Twojej firmy

Efekt: otrzymujesz generyczną agendę, która pasuje do każdego spotkania i do żadnego jednocześnie.

3. Za dużo zadań naraz – „zrób mi wszystko w jednym promptcie”

Błąd:

Napisz email do klienta z ofertą, przygotuj do niego prezentację, zaproponuj 3 terminy spotkania i napisz podsumowanie naszej ostatniej rozmowy

Dlaczego to nie działa: AI próbuje zrobić wszystko jednocześnie i:

• gubi wątki
• miesza informacje
• robi każde zadanie powierzchownie

Efekt: cztery zadania wykonane słabo zamiast jednego zadania wykonanego dobrze.

4. Brak określenia formatu – „niech AI zdecyduje”

Błąd:

Podsumuj to spotkanie

Dlaczego to nie działa: „Podsumuj” może znaczyć:

• 1 zdanie
• 3 akapity
• lista punktowa
• tabela z działaniami do wykonania
• szczegółowy raport

Efekt: dostajesz format, który Ci nie pasuje i musisz prosić o przeróbkę.

5. Nieweryfikowanie odpowiedzi – „AI się nie myli”

Błąd: kopiujesz odpowiedź AI bez sprawdzenia i wysyłasz do CEO.

Dlaczego to nie działa: AI może:

• wymyślać fakty („halucynować”)
• pomylić daty, liczby, nazwy
• użyć przestarzałych informacji
• popełnić błędy językowe
• kierować się uprzedzeniami

Efekt: w najlepszym wypadku – głupia sytuacja. W najgorszym – strata reputacji lub kłopoty biznesowe.

6. Brak precyzji w języku – „AI zrozumie”

Błąd:

Napisz coś o tym projekcie

Słowa typu „coś”, „trochę”, „może”, „jakby” to wrogowie dobrego promptu.

Dlaczego to nie działa: niejednoznaczne słowa = niejednoznaczne wyniki.

Efekt: losowa odpowiedź, która może, ale nie musi pasować do Twoich potrzeb.

7. Ignorowanie długości odpowiedzi – problem kosztów i czasu

Błąd: nie określasz ile ma być tekstu, a potem:

• dostajesz 5 stron, gdy potrzebowałaś 5 zdań
• płacisz za niepotrzebne tokeny
• tracisz czas na czytanie

Efekt: wyższe koszty użytkowania AI i zmarnowany czas.

8. Wklejanie danych wrażliwych – ryzyko bezpieczeństwa

Błąd:

Oto email od klienta [zawierający dane osobowe, PESEL, dane bankowe]

Dlaczego to niebezpieczne:

• naruszenie RODO
• ryzyko wycieku danych
• potencjalne konsekwencje prawne

Efekt: kłopoty prawne dla Ciebie i firmy.

9. Jeden prompt i koniec i brak iteracji

Błąd: piszesz jeden prompt, dostajesz słabą odpowiedź i się poddajesz albo akceptujesz niezadowalający rezultat.

Dlaczego to nie działa: promptowanie to proces iteracyjny. Pierwszy prompt to punkt startowy, nie meta.

Efekt: działasz w opcji minimum.

10. Traktowanie AI jak Google – wyszukiwarka vs generator

Błąd:

Najlepsze praktyki organizacji spotkań

To pytanie do Google, nie do AI.

Dlaczego to nie działa: AI ma generować treści dopasowane do Twoich potrzeb, nie tylko wyszukiwać informacje.

Efekt: ogólna lista zamiast konkretnego rozwiązania dostosowanego do Twojej sytuacji.

Dobre praktyki promptowania – framework RTCF

R = ROLA 

Kim ma być AI w tym zadaniu?

Przykłady:

• „Jesteś doświadczoną Executive Assistant w korporacji technologicznej”
• „Wciel się w rolę eksperta od komunikacji biznesowej”
• „Działasz jako protokolant spotkań zarządu”

Dlaczego to ważne: Określenie roli sprawia, że AI przyjmuje odpowiedni „punkt widzenia” i ton komunikacji.

T = ZADANIE (Task)

Co konkretnie ma zrobić?

Zasady dobrego zadania:

• jedno zadanie = jeden prompt
• użyj czasowników akcji: napisz, przygotuj, stwórz, przeanalizuj
• bądź konkretna: „napisz email z potwierdzeniem terminu spotkania”

Przykład dobrego zadania: „Napisz profesjonalny email z potwierdzeniem spotkania zarządu, zawierający: datę, godzinę, lokalizację, agendę i prośbę o potwierdzenie obecności. „

C = KONTEKST (Context)

Jakie informacje są kluczowe dla wykonania zadania?

Co uwzględnić:

• dla kogo jest to przeznaczone (grupa docelowa)
• jaka jest sytuacja/tło
• jakie są ograniczenia (czas, budżet, zasady)
• specyfika firmy/branży

Przykład: „Odbiorcy to członkowie zarządu (CEO, CFO, COO) znani mi od 2 lat. Spotkanie dotyczy przeglądu Q4. Firma ma kulturę formalną, ale nie sztywną.”

F = FORMAT (Format)

Jak ma wyglądać wynik?

Określ:

• długość (np. „max 100 słów”, „3 akapity”, „5 punktów”)
• strukturę (lista punktowa, tabela, nagłówki)
• ton (formalny, przyjacielski, neutralny, biznesowy)
• Język (polski, angielski, poprawny gramatycznie, ortograficznie)

Przykład: „Format: email do 150 słów, 3 akapity, ton profesjonalny ale ciepły, język polski.”

Dodatkowe techniki zaawansowane

1. Few-shot prompting – ucz przez przykłady

Zamiast tłumaczyć, pokaż przykład:

Oto przykład stylu, jakiego oczekuję:

[Przykład 1]
[Przykład 2]

Teraz napisz podobny tekst dla: [Twoje zadanie]

2. Chain-of-thought – krok po kroku

Dla złożonych zadań poproś AI o pokazanie procesu myślowego:

Przeanalizuj ten problem krok po kroku:
1. Najpierw zidentyfikuj kluczowe elementy
2. Potem oceń każdy z nich
3. Na końcu przedstaw rekomendację

Pokaż mi swój tok rozumowania.

3. Constraints – ograniczenia jako klucz do jakości

Paradoks: im więcej ograniczeń, tym lepsza odpowiedź.

Ograniczenia:
- Maksymalnie 100 słów
- Bez użycia słów: "innowacyjny", "rewolucyjny", "unikalny"
- Ton: neutralny, bez emocji
- Struktura: 3 krótkie akapity

4. Iteruj i doprecyzowuj

Nie oczekuj perfekcji za pierwszym razem:

Prompt 1: Podstawowe zadanie Odpowiedź AI: Niezłe, ale nie idealne Prompt 2: „Teraz zmień ton na bardziej formalny i skróć do 80 słów” Odpowiedź AI: Lepiej Prompt 3: „Dodaj konkretne daty i usuń drugi akapit” Odpowiedź AI: Idealnie!

5. Prosisz AI o pomoc w stworzeniu promptu

Potrzebuję napisać email do klienta z przeprosinami za opóźnienie.
Pomóż mi stworzyć dobry prompt, który wykorzystam.
Zadaj mi pytania o szczegóły, których potrzebujesz.

AI zadaje pytania → odpowiadasz → AI tworzy perfekcyjny prompt dla Ciebie.

Przykład gotowego promptu dla Executive Assistant

PROMPT: Podsumowanie spotkania z ustalonymi działaniami

ROLA: Jesteś doświadczoną Executive Assistant, która specjalizuje się w tworzeniu zwięzłych podsumowań spotkań.

ZADANIE: Na podstawie poniższych notatek stwórz profesjonalne podsumowanie spotkania.

KONTEKST: 
- Spotkanie: [nazwa spotkania, np. "Weekly Team Sync"]
- Data: [data]
- Uczestnicy: [lista uczestników]
- Cel spotkania: [np. "przegląd postępów projektu X"]

Notatki ze spotkania:
[wklej swoje notatki tutaj]

FORMAT:
Stwórz podsumowanie w następującej strukturze:
1. Główne ustalenia (3-5 punktów, max 1 zdanie każdy)
2. Działania (tabela z kolumnami: Zadanie | Osoba odpowiedzialna | Deadline | Priorytet)
3. Kolejne kroki (2-3 punkty)

Długość: maksymalnie 200 słów (bez tabeli)
Ton: profesjonalny, konkretny, bezosobowy
Język: polski

DODATKOWE WYMOGI:
- W tabeli działania użyj konkretnych dat, nie "w przyszłym tygodniu"
- Priorytet oznacz jako: Pilne (24-48h)| Średnie (3-4 dni) | Niskie (5-10 dni)
- Każde działanie powinno zaczynać się od czasownika akcji

Kiedy używać: po każdym spotkaniu, które wymaga dokumentacji i follow-upu.

Jak dostosować ten prompt do swojej pracy?

Krok 1: zapisz prompt jako szablon

Stwórz dokument z ulubionymi promptami, które możesz szybko skopiować.

Krok 2: dostosuj sekcję KONTEKST

To część, którą zmieniasz za każdym razem:

• wpisz konkretne nazwy, daty, osoby (anonimizuj dane personalne, nazwy firm itp)
• dodaj specyficzne wymagania Twojej firmy
• uwzględnij styl komunikacji Twojego CEO

Krok 3: modyfikuj FORMAT według potrzeb

Jeśli zawsze potrzebujesz krótszych odpowiedzi – zmień limit słów. Jeśli Twój CEO woli tabele – dodaj więcej tabel do formatu.

Krok 4: testuj i iteruj

Po kilku użyciach zobaczysz, co działa, a co nie. Aktualizuj swoje szablony.

Podsumowanie

Promptowanie to nie czarnoksięstwo, nie potrzebujesz czarodziejskiej różczki i księgi zaklęć. To umiejętność, której można (i warto!) nauczyć się w weekend.