Agenty AI (tak, to nie pomyłka językowa). Przyszłość, a nawet teraźniejszość, należy do nich. Na pewno widzisz na LinkedIn, czy w innych mediach mnóstwo postów, rolek i „drzewek” Agentowych, które działają cuda. Wydaje się to dość proste do zaimplementowania u siebie.
Jednak, gdy zajrzymy takiemu „prostemu” Agentowi pod „maskę”, okazuje się, że może on nieźle namieszać, jeśli właściwie go nie wyposażymy, nie damy mu odpowiednich uprawnień, niedokładnie opiszemy celu itp.
W tym artykule pokażę Ci różnice między workflow AI i Agentami AI i spróbuję przekonać, żeby w kontakcie z Agentem zachować daleko posuniętą ostrożność (co nie oznacza, że nie należy z nim próbować).
Czym różni się Workflow AI od Agentów AI?
Workflow AI to zaprojektowane przez człowieka sekwencje zadań, gdzie AI wykonuje konkretne kroki w określonej kolejności, przy użyciu konkretnych narzędzi. Pomyśl o tym jak o przepisie kulinarnym – każdy krok jest zdefiniowany i przewidywalny. Workflow nie ma żadnej autonomii. Po prostu wykonuje ściśle określone polecenia i czeka na Twoją aprobatę.
Agenty AI to systemy, które samodzielnie podejmują decyzje o tym, jakie kroki wykonać, aby osiągnąć cel. Działają autonomicznie, wybierając narzędzia i metody według własnej „oceny sytuacji”. Za działanie Agentów słono płacimy tokenami. Trzeba też zatem sprawdzić, czy to się w ogóle w pracy EA, po prostu firmie się opłaca.
Dlaczego workflow AI jest lepszy do zadań Executive Assistant?
1. Przewidywalność i kontrola
Praca EA wymaga precyzji i niezawodności. Kiedy organizujesz spotkanie zarządu, albo spotkania z klientami, partnerami biznesowymi, musisz mieć pewność, że każdy krok został wykonany: sprawdzenie dostępności w kalendarzu, wysłanie zaproszenia do właściwych osób z odpowiednimi informacjami, dołączenie agendy, rezerwacja sali. Workflow AI gwarantuje, że każdy z tych kroków zostanie zrealizowany w tej samej kolejności za każdym razem.
Agent AI mógłby „zdecydować”, że któryś krok jest niepotrzebny lub wykonać je w innej kolejności, albo wysłać zaproszenia do niewłaściwych osób. W pracy EA taka autonomia to ryzyko, nie zaleta.
2. Zgodność z procedurami firmowymi
Każda firma ma swoje procedury – od sposobu obsługi informacji poufnych po format raportowania wydatków. Workflow AI pozwala zakodować te procedury raz i mieć pewność, że są przestrzegane konsekwentnie.
Agenci AI mogą „kreatywnie” podchodzić do zadań, co np. w korporacyjnym świecie często oznacza niezgodność z compliance.
3. Audytowalność i transparentność
Kiedy C-level executive zapyta Cię „dlaczego to zostało zrobione w ten sposób?”, z workflow AI pokażesz dokładnie, który krok został wykonany, co i kiedy, dlaczego tak. To jest jasne i zrozumiałe.
Z Agentem AI powiesz „nie wiem, system podjął decyzję na podstawie analizy”. No i masz problem…
4. Łatwiejsza optymalizacja
Zauważyłaś, że krok 3 w workflow można przyspieszyć? W workflow AI zmienisz jeden element i wiesz dokładnie, jaki będzie efekt. Z Agentem AI wprowadzenie zmiany może mieć nieprzewidywalne konsekwencje dla całego procesu decyzyjnego – zwłaszcza jeśli jest złożony.
5. Koszt błędu
W pracy EA błędy są kosztowne – finansowo, reputacyjnie, czasowo. Workflow AI minimalizuje ryzyko, bo każdy krok jest testowany i zatwierdzony. Agenty AI, mimo postępów, wciąż mogą podejmować decyzje, które w kontekście biznesowym są po prostu niewłaściwe.
Kiedy workflow AI sprawdza się najlepiej?
- Zarządzanie kalendarzem i spotkaniami
- Przetwarzanie wydatków i faktur
- Przygotowywanie raportów i zestawień
- Onboarding gości i uczestników wydarzeń
- Przygotowanie briefów i materiałów na spotkania
Praktyczny przykład
Przykładowy workflow organizacji spotkań zarządu:
- Sprawdzenie dostępności wszystkich uczestników
- Propozycja 3 terminów według ustalonych reguł
- Wysłanie zaproszenia z szablonem dla spotkania zarządu
- Automatyczne przypomnienie o przesłaniu materiałów na 72h przed
- Weryfikacja kompletności dokumentów
- Generowanie agendy i wysyłka na 24h przed
- Po spotkaniu: wysyłka notatek i harmonogramu działań z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi
Ten workflow wykonuje się identycznie za każdym razem. Agent AI mógłby „pomyśleć”, że któryś krok można pominąć lub zrobić inaczej. W tym kontekście Executive Assistant nie potrzebuje kreatywności – potrzebuje niezawodności.
Podsumowanie
Agenty AI to fascynująca technologia z ogromnym potencjałem. Ale w pracy Executive Assistant, gdzie liczy się precyzja, zgodność z procedurami i przewidywalność, w mojej ocenie, workflow AI to praktyczny, bezpieczniejszy wybór. I prosty do wdrożenia.
Nie chodzi o to, które rozwiązanie jest „lepsze” w sensie absolutnym – chodzi o dopasowanie narzędzia do specyfiki pracy. A w EA workflow wygrywa. Co nie oznacza, że nie możesz eksperymentować z Agentami :-) Jeśli już bardzo dobrze poznasz zasady ich tworzenia – działaj! Zacznij od prostego rozwiązania, które nie zrobi problemów Tobie i Twojej firmie i jak pójdzie dobrze, dokładaj kolejne klocki.
Chcesz więcej o tym, jak stworzyć swój pierwszy workflow z AI?
17 i 21 poprowadzę szkolenie „AI i automatyzacja pracy w biurze”
