Rola Executive Assistant i Asystentki Zarządu jest niezwykle wymagająca i pełna wyzwań. W codziennej pracy Asystentki często mają do czynienia z wieloma różnorodnymi zadaniami i priorytetami. Jednym z kluczowych elementów sukcesu na tym stanowisku jest efektywne zarządzanie czasem.

Planowanie jest kluczowe

Zacznij od stworzenia planu dnia. Sporządź listę priorytetów i zadań do wykonania. Określ, które zadania są najważniejsze i wymagają natychmiastowej uwagi. Dzięki planowi unikniesz chaotycznego podejścia do pracy i skupisz się na rzeczach, które mają największe znaczenie.

Oczywiście w ciągu dnia “wpadnie” mnóstwo innych zadań, dlatego ta lista będzie ewaluowała. Nie strać jednak z oczu zadań najważniejszych.

Wykorzystaj technologię

Poznaj możliwości i wykorzystaj narzędzia do zarządzania czasem, pocztą e-mail, narzędzia do śledzenia projektów i aplikacje do zarządzania zadaniami. To ułatwi Ci planowanie i kontrolę nad czasem.

Przydatne narzędzia to m.in.: Trello, Asana, Outlook, kalendarz Google.

Delegowanie i współpraca

Executive Assistant pracują dla kluczowych osób w firmie. Nie wahaj się więc delegować zadań, które mogą wykonać inni członkowie zespołu lub podwykonawcy. Efektywne zarządzanie czasem to także umiejętność korzystania z pomocy innych. Współpraca z innymi członkami zespołu pomoże przyspieszyć Ci realizację zadań. Dzięki temu zadania priorytetowe zrealizujesz we właściwym czasie. I to bez niepotrzebnego stresu. Nie wiesz w jakim zakresie masz prawo korzystać z czasu i umiejętności innych osób lub zlecać zadania  na zewnątrz? Czas przygotować się do rozmowy z osobą zarządzającą i ustalić zasady.

Ustal priorytety

Przemyśl, które zadania są najważniejsze i mają największy wpływ na cele firmy i liderki/lidera. Skup się na tych zadaniach, aby wykorzystać w pełni swoją produktywność. Inne zadania przesuń na później lub je deleguj. Nie wiesz co jest priorytetowe lub masz wątpliwości? Jeśli poznasz priorytety osoby zarządzającej, będziesz wiedziała jak ustawić swoje zadania na dany dzień, tydzień, miesiąc.

Optymalizacja spotkań

Organizacja spotkań jest nieodłączną częścią pracy Executive Assistant i Asystentki Zarządu. Spróbuj optymalizować czas spędzony przez liderkę/lidera na spotkaniach. Tak, możesz to zrobić. Planuj każde spotkanie starannie, poznaj cel, stwórz agendę. Zadbaj o to, aby spotkania były maksymalnie efektywnie w jak najkrótszym czasie. Unikaj zbędnych spotkań, które nie przynoszą wartości lub zaproponuj taką formę, która nie będzie zajmowała dużo czasu.

Podsumowanie

Planowanie, delegowanie, wykorzystanie technologii i skupienie się na priorytetach to kluczowe aspekty efektywnego zarządzania czasem. Biorąc te wskazówki pod uwagę, możesz stać się jeszcze bardziej wpływowym i skutecznym członkiem zespołu.

Twoj czas jako Executive Assistant czy Asystentki Zarządu również jest bardzo cenny, a skuteczne wykorzystane go może przynieść Ci znaczący wpływ na to, co dzieje się w Twojej pracy. To ogromna wartość dla Ciebie, osoby zarządzającej i firmy, w której pracujesz.

Szukasz dodatkowych porad dotyczących organizacji czasu i pracy lub chciałabyś się dowiedzieć więcej o efektywności na stanowisku Executive Assistant czy Asystentki Zarządu?
Dołącz do szkolenia Asystentka Zarządu, Executive Assistant. Organizacja sekretariatu kadry zarządzającej.