Podsumowanie: Jak radzić sobie ze zmianami w pracy Asystentki?

ZMIANA! Nikt jej nie lubi, bo nie wiadomo, co ze sobą przyniesie. Sytuacja, w której obecnie jesteśmy to wielki eksperyment na ludzkości. Dotyczy to każdej sfery naszego życia. Możemy odczuwać stres, niepokój i lęk.

Pandemia wymusiła na nas zmianę stylu pracy. Od kilku miesięcy żyjemy z wieloma ograniczeniami – prywatnie i zawodowo. Musimy się dostosować, wyjść poza to co znane, zmienić nawyki i oswoić się z tym, że już zawsze będzie inaczej.

Wiele firm, próbując poradzić sobie w nowej sytuacji, zaczęło przekształcać swoje procesy w taki sposób, aby można było korzystać z dokumentów i informacji w sposób zdalny, z każdego miejsca i urządzenia. Mam tu na myśli różne aplikacje i pracę „w chmurze”. W ten sposób firmy ograniczyły bezpośredni kontakt między ludźmi do minimum.

Dlaczego tak trudno radzić sobie ze zmianami?

No cóż, masz prawo czuć się niekomfortowo. To, co do tej pory robiłaś Ty – robią teraz aplikacje, programy. Przynajmniej takie masz wrażenie. Niektóre obowiązki zupełnie straciły rację bytu (np. organizacja podróży służbowych). Osoby, które wspierasz stały się bardziej samodzielne, zaczęły nawet realizować zadania, które nigdy do nich nie należały (!), …

Do tej pory ilość pracy, którą miałaś do wykonania, była nie do „przerobienia”. I nagle wszystko się zmieniło. Masz poczucie, że niebawem nie będziesz już potrzebna.

Jak radzić sobie ze zmianami i pokazać, że jestem WARTOŚCIĄ dla zarządzających i firmy?

Zróbcie audyt, czyli czas na refleksję i przejęcie kontroli nad zmianą

Minęło kilka miesięcy pracy w nowych warunkach. Nie czekaj – czas ułożyć współpracę na nowo (jeśli jeszcze do tej pory tego nie zrobiliście). Zrób listę zadań, które zostały i listę zadań, które ewaluowały lub ubyły z Twojego zakresu obowiązków. Porozmawiaj z osobami, które wspierasz. Zastanówcie się wspólnie jak ewaluowały jej/jego zadania przez ostatnie miesiące i jak teraz/w przyszłości ma wyglądać Twoja rola.  Pomyśl, co Ty możesz zaproponować w nowej sytuacji. Obserwuj i słuchaj co się dzieje. Będziesz mogła wówczas zaproponować rozwiązania zgodnie z potrzebami osób, które wspierasz.

Bądź pierwsza na „linii frontu”

Przejmij część kontaktów od współpracowników do osób, które wspierasz. To Ty udzielaj im informacji, przekazuj kontakty itp. Ustal z przełożonymi zakres tych informacji i kontaktów.

W wyniku zmiany liczba Twoich obowiązków znacznie zmalała

Jeżeli rzeczywiście ubyło Ci sporo zadań – sprawdź, gdzie w firmie mogłabyś być potrzebna:

• w jakich projektach mogłabyś wziąć udział?
• jakimi swoimi kompetencjami mogłabyś wesprzeć innych?

To może być świetny czas, aby:

• pokazać swoje unikalne kompetencje
• zdobyć nowe umiejętności, na których naukę nie było do tej pory przestrzeni

Zaproponuj uporządkowanie procesów organizacyjnych i informacyjnych

Na pewno sporo się w tym obszarze zmieniło w wyniku pracy zdalnej, wprowadzenia wewnętrznych zasad bezpieczeństwa itp. Przejrzyj procesy, procedury dot. organizacji sekretariatu / recepcji / biura. Sprawdź, co wymaga uaktualnienia / zmiany. A może takie procesy w ogóle nie są spisane? Teraz jest na to czas.

Bądź „centrum informacji w czasach zmiany”

Zacznij od listy kontaktów – uaktualnij swoje bazy (na to nigdy nie ma czasu, prawda?). To co było częste w pracy przed pandemią to to, że pracownicy z wieloma pytaniami zwracali się do Ciebie. Kto zajmuje się A, a kto B, gdzie znajdę C … itp. Na pewno zauważyłaś, że tych pytań teraz jest jeszcze więcej, zwłaszcza, jeśli zmieniliście w firmie organizację pracy, procesów itp. Bądź najlepiej poinformowana!

Pomóż zadbać o relacje w zespole zdalnym / pracującym w biurze na zmiany

Zaproponuj rozwiązania, które pomogą w codziennym zadbaniu o relacje z zespołem. Czas kwarantanny pokazał, że kontakty bezpośrednie z ludźmi są dla nas bardzo ważne.

Zmiana nie dotknęła tylko Ciebie. Nawiąż kontakt z innymi Asystentkami

Teraz, jak nigdy dotąd, potrzebne jest Ci wsparcie innych Asystentek, Office Managerek. Kontakt z osobami, które zajmują się podobnymi zadaniami, stoją przed podobnymi wyzwaniami to konkretne, merytoryczne wsparcie i mnóstwo inspiracji.

Poszerzaj swoją wiedzę na bieżąco

Doświadczyliśmy szybkiej, nieprzewidywalnej zmiany. Lepiej radzą sobie w takich sytuacjach osoby, które potrafią być elastyczne, szybko się dostosowują i uczą. Poszukaj wartościowych szkoleń, webinarów, kursów. Rozszerz swoje kompetencje. To spowoduje, że poczujesz się pewniej w tym co robisz, a w razie utraty stanowiska będziesz krok przed konkurencją ;-)

Zadbaj o siebie, przejmij kontrolę i zacznij radzić sobie ze zmianami (na tyle na ile to możliwe)!

Powyższe wskazówki mogą pomóc Ci zminimalizować stres związany z niepewnością. Warto to zrobić dla siebie, ponieważ długotrwały stres, niepewność prowadzą do poważnych konsekwencji psychologicznych i zdrowotnych.

Mam nadzieję, że ten artykuł był dla Ciebie inspiracją do tego by odpowiedzieć na pytanie jak radzić sobie ze zmianami.

Do dzieła! Trzymam kciuki!