NotebookLM (Gemini Notebook) to narzędzie AI od Google, które odpowiada na pytania na podstawie dokumentów, filmów wgranych przez użytkownika.
Jeśli zarządzasz biurem, jesteś Office Managerem to Gemini Notebook przyda Ci się najbardziej jako baza wiedzy o biurze, pomoc w onboardingu i szybki wgląd w umowy z dostawcami. Z tych samych dokumentów i filmów przygotuje Ci prezentację, infografikę, podcast i wiele innych.
Twój typowy poranek? Pracownicy zaczynają od kawy, a Ty? Jeszcze nie zdjęłaś dobrze płaszcza, a już ktoś w biurze nie może znaleźć hasła do Wi-Fi dla gości. Ktoś inny z kolei pyta, do kiedy rozlicza się delegację, a nowy handlowiec stoi przy recepcji i nie wie, gdzie ma zaparkować. Recepcjonistka też nie wie.
Odpowiedzi na te pytania są w regulaminie biura, w e-mailu z marca i w umowie najmu, ale przecież nikt tam nie zajrzy, bo szybciej jest zapytać Ciebie – biurowe Google.
Bo w wielu firmach ludzie traktują Office Managera właśnie jak ekspresową wyszukiwarkę zagadnień wszelkich (nie tylko biurowych).
I tu, cała na biało (chciałoby się powiedzieć) wkracza AI, a dokładniej – NotebookLM (teraz Gemini Notebook) od Google, który odpowie za Ciebie/albo dla Ciebie. Zamiast szukać w e-mailach/segregatorach pytasz Notebooka.
Czym NotebookLM różni się od zwykłego czatu AI?
NotebookLM odpowiada na podstawie dokumentów/filmów/audio, które mu wgrasz.
W NotebookLM zakładasz notatnik, wgrywasz swoje źródła (PDF-y, dokumenty Google, strony www, nagrania audio) i go odpytujesz. Odpowiedź powstaje tylko z tych wgranych materiałów, a przy zdaniach dostajesz przypisy ze źródłem, z którego korzystał. Klikasz i widzisz fragment dokumentu, z którego pochodzi informacja (opis w pomocy Google).
To różnica jak między stażystą, który dopiero zaczyna i zgaduje, a stażystą, który przeczytał już wszystkie dokumenty z firmowych segregatorów i przy każdej odpowiedzi pokazuje Ci palcem stronę, z której info wziął.
W darmowej wersji NotebookLM zmieścisz 50 źródeł w jednym notatniku (zestawienie limitów, czerwiec 2026). Na biuro w średniej wielkości firmy to zwykle wystarcza. Limity i nazwy planów często się zmieniają, więc sprawdź je, zanim zaczniesz.
Do czego konkretnie Office Manager może używać NotebookLM?
Office Manager może używać NotebookLM m.in. jako: bazy wiedzy o biurze, onboardingu nowych osób, do pracy z umowami dostawców. Zastosowań może być naprawdę wiele.
Baza wiedzy o biurze
Załóż w NotebookLM notatnik „Biuro” i wgraj to, o co ludzie pytają najczęściej:
- regulamin biura i zasady rezerwacji sal;
- instrukcje sprzętu, od ekspresu po projektor;
- politykę delegacji i rozliczania wydatków;
- listę „kto za co odpowiada” z kontaktami.
Potem udostępnij notatnik zespołowi. Od tej chwili pytanie np. „do kogo zgłosić zepsuty fotel?” każdy może zadać notatnikowi.
Duża część wiedzy o biurze nie jest nigdzie zapisana i istnieje tylko w Twojej głowie/ albo w głowie Recepcjonistki_y.
Znajdź czas i spisz tę wiedzę, choćby w punktach i też wgraj.
Onboarding nowych pracowników
Nowa osoba dostaje pierwszego dnia kilkanaście PDF-ów i większości z nich nie czyta.
Zrób osobny notatnik np. „Start” i użyj funkcji Audio Overview. NotebookLM zamieni dokumenty w rozmowę dwóch prowadzących, czyli krótki podcast o najważniejszych sprawach, które „nowy” ma szybko przyswoić. Będzie mógł posłuchać w drodze do pracy.
Moja uwaga: zanim podcast wyślesz dalej – posłuchaj go sama.
Notatnik będzie pierwszą pomocą dla „nowego”.
Umowy i dostawcy
Umowy najmu, sprzątania, leasingu ekspresu, serwisu drukarek i ochrony mają różne terminy, okresy wypowiedzenia i zapisy o karach.
Wgraj je do jednego notatnika i pytaj konkretnie:
- „Które umowy kończą się w ciągu sześciu miesięcy i jaki mają okres wypowiedzenia?”
- „Kto odpowiada za serwis klimatyzacji: my czy wynajmujący?”
- „Ile wynosi kara za wcześniejsze rozwiązanie umowy na sprzątanie z firmą X?”
Dostajesz odpowiedź z przypisem do paragrafu. Dzięki temu do rozmowy z dostawcą przygotujesz się w kilka minut.
Jakie materiały NotebookLM przygotuje z dokumentów biura?
NotebookLM zamienia wgrane źródła w gotowe materiały: prezentację, fiszki, infografikę. podcast.
Błyskawiczna prezentacja na podstawie danych
Jest 16.40, a zarząd chce na jutro podsumowanie kosztów biura za kwartał. Masz zestawienie wydatków i kilka faktur zbiorczych, ale brakuje Ci czasu na składanie slajdów.
Wgraj dane do notatnika i wybierz Prezentacja. NotebookLM ułoży z nich szkic slajdów z najważniejszymi liczbami. To szkic, więc zanim pokażesz go zarządowi, porównaj każdą kwotę ze źródłem i dopisz własne wnioski.
Infografika dla pracowników z regulaminu lub procedury
Procedurę ewakuacji w PDF-ie mało kto otwiera, a plakat przy windzie widzi każdy.
Wgraj regulamin albo procedurę i wybierz Infografika. Dostajesz jedną planszę z najważniejszymi krokami. Sprawdza się przy tematach takich jak:
- zasady rezerwacji sal i miejsc parkingowych;
- segregacja odpadów w kuchni;
- co zrobić, gdy zgubisz kartę wejściową.
Przed wydrukiem sprawdź, czy infografika nie pominęła żadnego kroku i czy polskie napisy są bez błędów.
Podcast z materiałów na spotkanie
Przed spotkaniem wysyłasz agendę, raport i dwie prezentacje. Część osób – uczestników spotkania – nie otworzy załączników (wiadomo).
Wgraj te materiały i wygeneruj podcast: rozmowę dwóch prowadzących, którzy omawiają najważniejsze punkty. Wyślij link dzień wcześniej. Ludzie wysłuchają go w drodze do biura i przyjdą przygotowani, więc jest szansa, że spotkanie będzie bardziej efektywne i nie będzie się przedłużać.
W darmowej wersji NotebookLM wygenerujesz trzy takie nagrania dziennie (zestawienie limitów, czerwiec 2026).
Jakie polecenia wpisywać w NotebookLM?
W NotebookLM najlepiej działają polecenia konkretne: z nazwą dokumentu, odbiorcą i formatem odpowiedzi.
„Streść regulamin rezerwacji sal”
da ogólne streszczenie.
„Wypisz z regulaminu biura pięć zasad, o których musi wiedzieć nowy pracownik”
da tekst, który można od razu wysłać.
Pobierz polecenia do bazy wiedzy o biurze
Na co uważać, wgrywając dokumenty firmy do NotebookLM?
Uważaj na dane wrażliwe, ślepe zaufanie do odpowiedzi i nieaktualne dokumenty.
Dane wrażliwe. Listy płac, zwolnienia lekarskie, numery PESEL zostają poza notatnikiem. Pozostałe dokumenty wgrywaj na firmowym koncie Google Workspace. Google deklaruje, że na kontach Workspace pliki, pytania i odpowiedzi nie są przeglądane przez ludzi ani używane do trenowania modeli (zasady ochrony danych). Zanim wgrasz umowy, zapytaj o zgodę IT albo inspektora ochrony danych.
Zaufanie do odpowiedzi. NotebookLM zmyśla rzadziej niż zwykły czat, ale nadal może źle zrozumieć zapis. Google uprzedzają, że narzędzie się myli. Przy kwotach, datach i terminach wypowiedzenia kliknij przypis i przeczytaj paragraf. To tylko chwila, a przegapiony termin wypowiedzenia najmu może oznaczać kolejny rok z umową, której już nie chcesz.
Nieaktualne dokumenty. Jeśli wgrasz regulamin z 2022 i z 2025 roku, notatnik zacytuje oba. Wgrywaj tylko aktualne wersje i raz na kwartał zrób przegląd źródeł, usuń wszystko co było nieaktualne. Możesz też zrobić notatnik na te archiwalne dokumenty, bo może się zdarzyć w przyszłości, że właśnie archiwalnych informacji będziesz potrzebować..
Jak zacząć korzystać z NotebookLM w biurze?
Zacznij od jednego notatnika i pięciu pytań, które słyszysz w biurze najczęściej.
Twoja rola przesuwa się wtedy z odpowiadania na pytania na pilnowanie, żeby w notatniku były właściwe i aktualne dokumenty.
Plan na najbliższy tydzień:
- Przez pięć dni zapisuj każde pytanie, które słyszysz co najmniej po raz drugi w tym tygodniu.
- Wybierz pięć najczęstszych i znajdź dokumenty, w których jest odpowiedź. Jeśli takiego dokumentu nie ma, napisz go.
- Wgraj je do jednego notatnika i zadaj te pięć pytań. Sprawdź każdy przypis.
- Udostępnij notatnik jednej osobie z zespołu a po tygodniu zbierz feedback od pracowników.
Jeśli eksperyment się powiedzie – możesz budować kolejne notatniki obejmujące cały dział administracji, recepcję, biuro zarządu.
Pokaż innym pracownikom jak mogą korzystać z Notebooka przy swoich zadaniach.
Najczęstsze pytania o NotebookLM w biurze
Czy NotebookLM jest darmowy?
Tak, NotebookLM ma darmową wersję z limitem 50 źródeł na notatnik (stan na czerwiec 2026). Płatne plany Google podnoszą limity źródeł i funkcji takich jak Audio Overview (zestawienie limitów).
Czy NotebookLM działa po polsku?
Tak. Google podaje, że NotebookLM obsługuje ponad 80 języków (pomoc Google). Jakość podcastu Audio po polsku sprawdź na własnych dokumentach, zanim wyślesz go zespołowi.
Ja z niego korzystam często i naprawdę jestem bardzo zadowolona z możliwości i jakości tej funkcji.
Czy można wgrywać do NotebookLM umowy firmowe?
Można, jeśli pozwala na to polityka firmy i korzystasz z firmowego konta Google Workspace. Google deklaruje, że na takich kontach pliki, pytania i odpowiedzi nie są przeglądane ani używane do trenowania modeli. Dokumentów z danymi wrażliwymi, takich jak listy płac czy zwolnienia lekarskie, nie wgrywaj wcale.
Czy NotebookLM zmyśla?
NotebookLM może się mylić, choć opiera odpowiedzi na wgranych źródłach. Google sam uprzedza o możliwych błędach, dlatego kwoty, daty i terminy zawsze sprawdzaj w przypisie.
Jakie pliki można wgrać do NotebookLM?
Do NotebookLM można wgrać PDF-y, strony www, filmy z YouTube, pliki audio oraz dokumenty i prezentacje Google (pomoc Google).
