Onboarding nowej osoby zarządzającej w firmie to kluczowy moment, zarówno dla liderki/lidera, jak i całego zespołu. Jako Executive Assistant masz istotną rolę do odegrania w tym procesie. Twoje wsparcie może sprawić, że nowa zarządzająca/nowy zarządzający szybciej odnajdzie się w strukturze firmy, pozna procesy, zrozumie kulturę organizacyjną i będzie mogła/mógł efektywnie działać od pierwszych dni. Również Ty.
Te 7 wskazówek pomoże Ci sprawnie przeprowadzić onboarding nowej/nowego Executive.
1. Zorganizuj wstępne spotkanie z osobą zarządzającą
Pierwszy dzień osoby zarządzającej w biurze. Zorganizuj wstępne spotkanie informacyjne, podczas którego omówicie szczegóły nadchodzących dni. Przygotuj harmonogram zawierający kluczowe spotkania, zapoznaj osobę zarządzającą z najważniejszymi projektami, które będą wymagały jej/jego uwagi. Warto również, abyście od razu ustalili preferencje dotyczące wzajemnej komunikacji i wzajemnych oczekiwań dot. wzajemnych relacji i współpracy. .
Pro tip: Zadbaj, aby nowa osoba zarządzająca czuła się poinformowana, ale nie przytłoczona nadmiarem nowych informacji. Stopniowo wprowadzaj ją w różne aspekty organizacji – w tempie przez nią akceptowalnym.
2. Przygotuj niezbędne materiały i dokumenty
Zanim nowa zarządzająca/nowy zarządzający rozpocznie pracę, upewnij się, że wszystkie niezbędne materiały są przygotowane. Może to obejmować raporty z bieżących projektów, schemat organizacyjny firmy (aktualny!), kluczowe dane kontaktowe oraz dokumenty dotyczące firmowych wartości, strategii i polityk firmy. Właściwie przygotowany zestaw powitalny pomoże nowej/nowemu Executive szybko zorientować się w sytuacji.
Pro tip: Stwórz cyfrowy folder z ważnymi dokumentami i notatkami, do którego nowa osoba zarządzająca będzie mogła mieć stały dostęp.
3. Zaplanuj spotkania z kluczowymi osobami
Jednym z najważniejszych zadań podczas onboardingu nowej osoby zarządzającej jest zorganizowanie spotkań z kluczowymi osobami z wewnątrz firmy – innymi członkiniami/członkami zarządu, liderkami/liderami zespołów i osobami, z którymi będzie najbliżej współpracować. Warto zadbać o to, by te spotkania były dobrze zaplanowane, a ich cele jasno określone, aby każda ze stron mogła efektywnie wykorzystać ten czas.
Pro tip: Przygotuj krótkie notatki na temat każdej z osób, z którymi osoba zarządzająca będzie się spotykać – jakie projekty prowadzą, jakie mają priorytety i jakich rezultatów oczekują od współpracy z nową/nowym Executive.
Nie zapominaj też o Szarych Eminencjach – być może nie są wysoko w schemacie organizacyjnym, ale dużo od nich zależy i inni liczą się z ich zdaniem.
4. Przedstaw kulturę organizacyjną
Kultura organizacyjna często jest trudna do zrozumienia dla osób z zewnątrz. Jako Executive Assistant możesz odegrać ważną rolę w przekazaniu tego, jakie są wartości, normy i niepisane zasady obowiązujące w firmie. Wyjaśnij, jakie zachowania są oczekiwane, jakie są preferowane style komunikacji oraz jak funkcjonują nieformalne struktury w firmie.
Pro tip: Jeśli Twoja firma ma wypracowane dokumenty lub prezentacje na temat kultury organizacyjnej, udostępnij je osobie zarządzającej. Możesz też zorganizować spotkania z liderkami/liderami zespołów, oni najlepiej tę kulturę reprezentują i przedstawią.
5. Zadbaj o sprawy administracyjne
Pomoc w załatwieniu wszelkich formalności związanych z rozpoczęciem pracy jest kluczowym elementem onboardingu. Upewnij się, że nowa osoba zarządzająca ma dostęp do wszystkich narzędzi, takich jak komputer, telefon, dostęp do systemów firmowych, kart a także odpowiednio przygotowane miejsce pracy. Sprawdź, czy wszystkie dane kontaktowe i loginy są odpowiednio skonfigurowane, aby uniknąć problemów technicznych w pierwszych dniach pracy.
Pro tip: Stwórz listę kontrolną rzeczy do zrobienia w ramach przygotowań administracyjnych, aby nic Ci nie umknęło. Bardzo przydatna będzie również lista kontaktów do kluczowych osób – pozostałych zarządzających i osób z administracji (np. dedykowanej do obsługi osobie z działu IT, floty samochodowej itp).
6. Bądź mentorem w pierwszych tygodniach
Nowa osoba zarządzająca może czuć się przytłoczony liczbą informacji, które musi przyswoić. Bądź dostępna jako wsparcie i mentorka w pierwszych tygodniach. Zachęć osobę zarządzającą do zadawania Ci pytań, a także oferuj pomoc w organizacji zadań i priorytetów. Twoje doświadczenie w firmie będzie nieocenione w zrozumieniu, jakie kwestie są najbardziej pilne i które osoby mogą dostarczyć kluczowych informacji.
Pro tip: Regularnie sprawdzaj, jak nowa osoba zarządzająca odnajduje się w Waszej firmowej rzeczywistości, od razu oferuj wsparcie w miarę potrzeby. Możesz również zaproponować spotkania typu „check-in”, aby na bieżąco omawiać postępy w onboardingu.
7. Monitoruj postępy i dostosuj plan onboardingowy
Onboarding nowej osoby zarządzającej to proces, który może wymagać dostosowania w zależności od potrzeb i postępów. Regularnie oceniaj, jak przebiega proces adaptacji – czy „nowa”/”nowy” czuje się coraz pewniej, czy nawiązała/nawiązał relacje z kluczowymi osobami oraz czy posiada wszystkie informacje potrzebne do efektywnego działania. Jeśli zauważysz, że w którymś obszarze pojawiają się trudności, dostosuj plan onboardingowy, aby te kwestie rozwiązać.
Pro tip: Zorganizuj spotkanie podsumowujące po pierwszych 30 dniach, aby omówić postępy oraz ustalić dalsze kroki. To świetny moment, aby wprowadzić ewentualne zmiany i upewnić się, że nowa/nowy Executive jest w pełni gotowa/-y do dalszej pracy.
Onboarding nowej osoby zarządzającej to kluczowy moment, który może wpłynąć na jej/jego efektywność i sukces w firmie. Jako Executive Assistant odgrywasz w tym procesie fundamentalną rolę, dbając o to, aby nowa zarządzająca/nowy zarządzający miała/miał wszystko, czego potrzebuje do skutecznego działania od pierwszego dnia. Organizacja, komunikacja i troska o szczegóły – to Twoje najważniejsze narzędzia w tym procesie. Dzięki odpowiedniemu wsparciu – Twojemu wsparciu – onboarding nowej zarządzającej/nowego zarządzającego będzie płynny i efektywny. A to przełoży się na sukces – osoby zarządzającej, firmy i Twój.
