Recepcja w firmie to nie tylko przyjmowanie gości, prace biurowe i odbieranie telefonów. To również mnóstwo innych mniejszych lub większych zadań, które wynikają ze sposobu organizacji firmy i działu administracji. Do zadań niektórych recepcji należą również:

  • zaopatrzenie biura (artykuły biurowe, spożywcze)
  • zgłaszanie wszelkich usterek w biurze
  • flota samochodowa
  • rozliczanie delegacji pracowników
  • organizacja pracy osób zarządzających

Mogłabym tutaj wymienić wiele innych, skupiam się jednak na tych najczęściej spotykanych.

Biorąc pod uwagę wszystkie zadania, które wykonują pracownicy recepcji biurowych, wyróżniłam 4 główne funkcje pełnione przez Recepcjonistki/Recepcjonistów. Poniżej krótko je wszystkie scharakteryzuję.

Funkcja reprezentacyjna

Przejawia się we wszystkich zadaniach wykonywanych przez pracownik recepcji – w kontakcie z osobami z zewnątrz (bezpośrednim i telefonicznym). I nie chodzi tu tylko o wygląd, również o znajomość i stosowanie zasad etykiety w relacjach z innych, sposób wysławiania się, umiejętność trzymania właściwego dystansu (a raczej nie skracania go).

Funkcja informacyjna

Sposób przyjmowania, przetwarzania i przekazywania informacji dalej. Od tego, jak pracownicy recepcji komunikują się z innymi, zależy w dużej mierze to:

  • w jaki sposób wykonują zadania
  • jak korzystają z czasu
  • jak wiele “pożarów” mogą szybko ugasić
  • jak wiele nieporozumień a nawet konfliktów mogą uniknąć (nie tylko w zespole administracyjnym, ale również z innymi pracownikami firmy).

Funkcja administracyjna

Tu mieszczą się wszystkie czynności/zadania administracyjne (np. przyjmowanie, ewidencja, rozdzielanie korespondencji, prowadzenie różnego rodzaju rejestrów, zaopatrzenie biura itp.), przestrzeganie procedur, a nawet ich opracowywanie.

Funkcja wspierająca

Moim zdaniem to funkcja naczelna recepcji w firmie  zawierająca w sobie wszystkie powyższe. Dlatego też zostawiłam ją na koniec. Recepcja bowiem realizuje zadania przede wszystkim po to, aby wspierać innych – współpracowników i kadrę zarządzającą.

Jakość pracy w recepcji można zatem ocenić na podstawie tego, w jakim stopniu powyższe funkcje są realizowane. Niezbędne są więc tutaj właściwie zdefiniowane i opisane procesy. Ja jednak bardzo często spotykam się z brakiem podstawowego “know how” w recepcjach biurowych.

Jak to wygląda w Twojej firmie? Daj mi znać na [email protected]