Prezesi bardzo często mówią: „Chcę, żeby moja Asystentka była bardziej samodzielna”. No dobrze. Tylko co to właściwie znaczy w praktyce?
Czy może przełożyć spotkanie bez pytania?
Czy może odmówić komuś terminu? Wrócić do dyrektora po brakujące materiały?
Odpowiedzieć w imieniu Prezesa?
Uznać, że dana sprawa nie wymaga jego uwagi?
Jeżeli nikt wcześniej tego nie ustalił, będzie pytać. I trudno jej się dziwić.
Ma odpowiadać za kalendarz, pilnować terminów, przewidywać i „ogarniać”. Jednocześnie ma uważać, żeby nie przekroczyć granicy. Tylko że tej granicy często nikt z nią jasno nie ustalił.
„Ufam Ci, działaj” brzmi dobrze. Problem zaczyna się wtedy, gdy każda ze stron inaczej rozumie słowo „działaj”. |
Odpowiedzialność bez mandatu prowadzi do ostrożności
Wyobraź sobie, że EA ma dopilnować przygotowania/dostarczenia materiałów na spotkanie zarządu. Termin mija, dyrektor nie odpowiada, a spotkanie jest już w kalendarzu. Co może zrobić? Wyznaczyć ostateczny termin? Przesunąć spotkanie? Zgłosić sprawę prezesowi? A może ma tylko przypominać i mieć nadzieję, że te materiały w końcu do niej dotrą?
Jeżeli odpowiada za rezultat, ale nie ma ustalonego sposobu działania, każda trudniejsza sytuacja staje się testem odwagi. Jedna osoba eskaluje za wcześnie, a druga za późno. Trzecia zaś przypomina pięć razy, bo nie chce nikogo zdenerwować. A problem nadal nie jest rozwiązany.
Cztery poziomy działania
Zamiast ogólnego oczekiwania „bądź samodzielna”, warto przejść przez powtarzalne sytuacje i przypisać je do czterech poziomów:
- działam samodzielnie
- działam i informuję
- przygotowuję rekomendację do zatwierdzenia
- eskaluję i czekam na decyzję osoby zarządzającej
Nie dla całej pracy naraz. Na początek dla 5 sytuacji, które najczęściej wracają do prezesa. W jednej firmie EA może samodzielnie przesuwać wewnętrzne spotkania. W innej musi najpierw uzyskać zgodę. Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi. Jest za to potrzeba jasnego uzgodnienia.
Jak przeprowadzić rozmowę o autonomii w roli Executive Assistant?
Nie zaczynaj od pytania: „Czy mogę być bardziej samodzielna?”. To jest zbyt ogólne. Przyjdź z listą konkretnych sytuacji.
Możesz powiedzieć:
„Potrzebuję z Tobą ustalić, jak mam działać w kilku powtarzalnych sprawach. Przy każdej zaznaczyłam, co dziś robię i co proponuję. Zobaczmy, gdzie mogę działać sama, o czym mam Cię informować, a co nadal wymaga Twojej decyzji”. |
Taka rozmowa nie odbiera osobie zarządzającej kontroli. Przeciwnie. Pomaga zdecydować z góry, gdzie kontrola jest potrzebna, a gdzie wystarczy informacja.
Przetestuj jedną zasadę
Nie próbuj budować całego systemu współpracy w zespole osoba zarządzająca – Executive Assistant w jeden wieczór. Wybierz jedną sytuację. Ustal zasadę. Sprawdź ją przez tydzień lub dwa. Zobacz, co zadziałało, gdzie pojawił się opór i czego nie przewidzieliście. Potem popraw zasadę.
Samodzielność nie powstaje od deklaracji. Powstaje wtedy, gdy obie strony rozumieją, gdzie przebiegają granice i co ma się wydarzyć w konkretnej sytuacji.
Pytania do sprawdzenia
- Które sprawy najczęściej niepotrzebnie wracają do osoby zarządzającej?
- W jakich sytuacjach odpowiadasz za rezultat, ale nie masz jasnego mandatu?
- Co możesz przetestować przez najbliższy tydzień?
