Czy wiesz, jaka jest kluczowa kompetencja w pracy Executive Assistant, Asystentki Zarządu czy Personal Assistant?
To efektywne zarządzanie czasem i zadaniami.
Poniżej przedstawię narzędzia/aplikacje mogące znacząco ułatwić Ci codzienną pracę.
Zarządzanie zadaniami
Trello
Ta aplikacja to „must have” każdej Asystentki i zdecydowanie najchętniej wybierane narzędzie do zarządzania zadaniami w obszarze administracji biurowej.
Trello jest bardzo intuicyjne. Oparte na systemie tablic i kart, które umożliwiają proste zarządzanie zadaniami.
Tworzysz karty dla poszczególnych zadań, przypisujesz je członkom zespołu, ustalasz terminy i dodajesz notaki, linki, załączniki i wiele innych.
Trello jest Idealne nie tylko do planowania ale również do śledzenia postępów pracy. Możesz współtworzyć taką tablicę ze swoją szefową/szefem. Dzięki temu osoba zarządzająca będzie mieć m.in wgląd w aktualny stan waszych wspólnych zadań czy projektów, dodawać nowe zadania i notatki oraz komentarze do każdego z nich.
Elektroniczne kalendarze
Google Calendar
Uniwersalny kalendarz, który sprawdzi się wszędzie. Umożliwi Ci łatwe planowanie spotkań, ustawianie przypomnień i udostępnianie kalendarzy innym osobom jak i zarządzanie kalendarzami osób zarządzających. Jest niezastąpiony w koordynowaniu spotkań, ale również planowaniu zadań.
Bardzo ułatwia pracę opcja kategoryzowania wydarzeń kolorystycznie, dzięki czemu kalendarz staje się bardziej czytelny.
Możesz go również zsynchronizować z innymi używanymi przez Ciebie aplikacjami.
Microsoft Outlook Calendar
Jeśli korzystanie w firmie z Microsoft Office – masz go w pakiecie razem z pocztą Outlook Ten kalendarz oferuje zaawansowane funkcje zarządzania czasem i planowania spotkań, idealny i niezwykle użyteczny dla środowiska korporacyjnego.
Moim zdaniem pakiet poczta Outlook+kalendarzOutlook jest dużo bardziej użyteczny niż kalendarz Google+poczta gmail.
Narzędzia do zarządzania projektami
Monday
Narzędzie to oferuje szerokie możliwości dostosowywania do potrzeb zespołu, ułatwiając zarządzanie projektami, śledzenie postępów i automatyzację zadań. Z monday.com często korzystają Asystentki w USA i UK.
Base
Jest to jedyne takie narzędzie do współpracy Asystentki z osobami zarządzającymi. Ma zaawansowanych funkcji stworzonych z myślą o pracy Executive Assistants, Asystentkach Zarządów i Personal Assistants. Z pewnością Base świetnie sprawdzi się w międzynarodowych korporacjach, zwłaszcza przy pracy zdalnej i koordynacji przez jedną Asystentkę zadań i kalendarzy wieloosobowego zarządu.
Podsumowanie: każde z tych narzędzi ma swoje unikalne funkcje. Jedne są bardziej zaawansowane, inne mniej. Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od specyfiki Twojej pracy, wielkości zespołu, preferencji indywidualnych jak i biegłości w korzystaniu z tego typu narzędzi cyfrowych.
Zachęcam Cię do wypróbowania tych rozwiązań i odkrycia, jak mogą usprawnić Twoją pracę!
Powodzenia!
Zanim zainstalujesz na firmowym komputerze jakąkolwiek aplikację – uzyskaj zgodę firmowego działu IT!
