Podsumowanie: jak budować zaufanie  w pracy Asystentki

„Moja szefowa/mój szef sama/sam sobie prowadzi kalendarz, ja nawet nie wiem, czy danego dnia będzie w pracy”, „Moja Pani dyrektor sama sobie rezerwuje przeloty i hotele, zawsze tak było, tego się nie da zmienić”, „Jako Asystentka nie uczestniczę w spotkaniach zespołu, nie wiem, co tam jest ustalane”, „O niektórych zadaniach, które mam wykonać słyszę od współpracowników, nie od szefowej /szefa”, “Moja współpraca z szefową /szefem się nie układa”, “Mam trudną szefową/szefa”.

Brzmi znajomo? No to stoi przed Tobą wyzwanie! Nauczyć szefową/szefa dzielić się z Tobą informacjami i delegować Ci zadania, którymi sama/sam nie musi się zajmować, bo zatrudnia Ciebie. Jednak to nie jest takie proste. Dla wielu szefowych i szefów zmiana sposobu współpracy z Asystentką, obdarzenie kogoś dużym zaufaniem w pracy – to duża zmiana. Często wiąże się z korektą wieloletnich nawyków, a to niektórych może przerosnąć ;-).

Dla Ciebie to również może być wyzwanie związane chociażby ze zmianą sposobu myślenia o swojej pracy, swojej roli jako Asystentki.

Po co to wszystko?

Przecież to się wiąże z dodatkowymi zadaniami, a Ty już masz wystarczająco dużo pracy, prawda? No tak, ale chodzi nam o to, aby Wasza współpraca układała się jak najlepiej, prawda?

Może się okazać, że obowiązków będzie więcej, ale Ty tego nie odczujesz. Zwariowałam? Nie. Po prostu nie będziesz traciła czasu na dowiadywanie się, domyślanie i niepotrzebne konflikty z innymi. Praca będzie bardziej celowa i konstruktywna. Współpraca z szefową /szefem będzie owocna :-) Mogę Cię zapewnić, że stresu na pewno będziesz miała mniej a „efektem ubocznym”, będzie wyższa pozycja zawodowa – Twoja ;-)

Jeśli nie darzą Cię zaufaniem w pracy – wszyscy tracą, zwłaszcza Ty, Twój autorytet, Twoja marka osobista i pozycja zawodowa.

Jeśli nie masz dostępu do niezbędnych informacji, nie jesteś poinformowana na czas o projektach, planach a nawet o kalendarzu osób, które wspierasz – inni to widzą i nie mają najlepszego zdania o Twoich kompetencjach. Skoro słyszą od Ciebie:

  • „Nie wiem, kiedy będzie szefowa/szef”
  • „Kiedy podpisze dokumenty? Nie wiem”
  • „Nie mam informacji, czy dzisiaj będzie w biurze”
  • „Ona/on o niczym mnie nie informuje” itp.

to inni zaczynają mówić między sobą:

  • „Po co ona tu jest, chyba tylko do parzenia kawy i odbierania telefonów”
  • „Ona nigdy nic nie wie”
  • „Skoro szefowa/szef jej nie dopuszcza do takich informacji to jej nie ufa, dlaczego więc mam ją szanować?”…

Jeśli nie masz zaufania w pracy – szefowa/szef też traci

  • Ma dużo pracy, nie może się skupić na sprawach kluczowych
  • Nie ma czasu na pracę koncepcyjną, kreatywną
  • Zostaje po godzinach
  • Nie korzysta w pełni ze swojego najlepszego czasu w ciągu dnia.

Zespół również ma “pod górkę”

Szefowa/szef skupia swoją uwagę bardziej na sprawach administracyjnych niż strategicznych (przekopuje się pół dnia przez maile, sama/sam sobie umawia spotkania, poświęca czas na bezproduktywne zebrania, spotkania on-line itp.) – problemy z przepływem informacji, załatwieniem spraw na czas, podejmowaniem kluczowych decyzji, opóźnieniami w realizacji zadań i projektów.

Od czego zacząć budować zaufanie w pracy?

Szefowe/szefowie nie dzielą się informacjami/nie delegują z kilku powodów:

  • są perfekcjonistami, uważają, że sami wykonają zadanie najlepiej
  • uważają, że to strata czasu tłumaczyć Ci jak masz coś zrobić, skoro sami zrobią to szybciej
  • nie ufają Ci – może to wynikać ze zbyt krótkiej współpracy lub nawyków osoby zarządzającej (nieufny z założenia)
  • mają złe wcześniejsze doświadczenia ze współpracy z Asystentkami
  • nie wiedzą, że masz kompetencje w danym obszarze
  • boją się utraty kontroli nad czymś, co zawsze kontrolowali
  • boją się powierzyć Ci więcej informacji – nie ufają Twojej dojrzałości zawodowej

Jeśli jesteś w tej grupie Asystentek, które chciałyby to zmienić – czytaj dalej …

„Porozmawiajmy”

Zaufanie w pracy buduje się powoli. I warto zacząć je budować od początku, małymi krokami.

Dyplomatycznie dowiedz się, z czego niechęć do delegowania w przypadku Twojej szefowej/Twojego szefa wynika. Może też inni członkowie zespołu podzielą się z Tobą swoimi doświadczeniami ze współpracy z przełożonym.

„Policzyłam, ile czasu na to poświęcasz”

Pokaż, jak dużo czasu zajmują osobie zarządzającej dane zadania. Co w tym czasie bardziej wartościowego może zrobić dla siebie, dla zespołu, dla firmy. Świetnym przykładem może być zajmowanie się korespondencją e-mail. Przecież łatwo policzyć, ile czasu trwa chociażby przebrnięcie przez niechcianą czy nieważną korespondencję każdego dnia.

 „Mogę się tym zająć”.

Jeśli potrafisz to zrobić – wykażesz się inicjatywą, pokażesz swoje kompetencje i zwiększysz jej/jego zaufanie.

„Naucz mnie, jak to zadanie wykonać”.

Jeśli nie masz kompetencji w danym obszarze – spytaj szefową/szefa czy nauczy Cię, jak dane zadanie wykonać we właściwy sposób. Co to znaczy we właściwy? Zgodnie z jej/jego oczekiwaniami. Jeśli szefowa /szef nie może Ci pomóc, spytaj kto z pracowników jest w tym biegły i może Cię wesprzeć. Uświadom osobie zarządzającej, że owszem, na początku poświęci Ci trochę czasu, ale potem jedno zadanie do wykonania będzie miała mniej. Dzielenie się wiedzą to podstawa dobrej współpracy szefowa /szef – Asystentka.

 „Potrzebuję uczestniczyć w spotkaniach zespołu”

Jeśli Twoja szefowa/szef prowadzą cykliczne spotkania z zespołem – poproś, abyś mogła w nich uczestniczyć. Możesz występować np. w roli osoby, która sporządza notatkę ze spotkania dla wszystkich obecnych. Nie dość, że każdy będzie mógł wrócić do ustaleń ze spotkania to Ty będziesz na bieżąco z:

  • pracą zespołu
  • zadaniami przydzielanymi każdemu jej członkowi
  • informacjami na temat bieżących projektów
  • w imieniu przełożonego będziesz mogła monitorować zadania i terminy zespołu

Ty i szefowa /szef pokażecie również w ten sposób, że Wasza współpraca jest ważna dla całego zespołu, a Twoja praca jest wartościowa dla całej firmy.

 „Pozwól mi pokazać, jaką wartością mogę być dla Twojej pracy”.

Jesteś doświadczoną Asystentką i zaczynasz pracować z szefową/szefem, którzy mają niewiele doświadczeń we współpracy z Asystentką? Pokaż, czego mogą od Ciebie oczekiwać, co możesz dla nich zrobić, jak wartościowa może być dla nich Twoja pomoc. Pokaż, że możesz być dla nich partnerem w zarządzaniu.

Co z tego wszystkiego będzie dla Ciebie?

  1. Wzmocnisz swoją samoocenę – daję radę zadaniom, które do tej pory były w gestii szefowej/szefa, tzn., że wierzy w moje kompetencje, ufa mi
  2. Rozbudujesz swoją strefę wpływu – więcej wiesz, inni dostrzegają, że szefowa/szef oddaje Ci więcej pola, dostajesz więcej odpowiedzialności, pokazuje w ten sposób innym, że Cię ceni i Ci ufa. Inni zaczynają Ci ufać i liczyć się z Twoim zdaniem
  3. Zyskasz większą samodzielność – niektóre sprawy załatwiasz już samodzielnie i będziesz podejmować decyzje, które wcześniej podejmowała sama osoba zarządzająca
  4. Zwiększysz swoją sprawczość – masz wpływ na to, co i jak robisz
  5. Lepiej radzisz sobie w sytuacjach stresowych
  6. Rośnie Twoja marka osobista i zawodowa

Odważysz się?