Współpraca z szefową czy szefem nigdy nie jest prosta, zwłaszcza na początku. Jesteś Asystentką? Sprawdź, jak możesz sobie pomóc. 

Case study

5-osobowy zarząd firmy podjął decyzję o wyjeździe na spotkanie strategiczne. Miało się ono odbyć w szczycie sezonu narciarskiego w Alpach. Członkowie zarządu w ciągu dnia chcieli pojeździć na nartach, wieczorem zaś omawiać plany strategiczne.

Prezes „rzucił w przelocie” między jednym spotkaniem a drugim swojej Asystentce, żeby zarezerwowała hotel w miejscowości X. Członkowie zarządu pojadą dwoma samochodami służbowymi. Asystentka wrzuciła w Google usłyszaną nazwę miejscowości, „wyskoczyła” jej bardzo podobna nazwa, również kurort alpejski. Uznała, że o tę miejscowość właśnie chodzi. Asystentka znalazła odpowiedni hotel, zarezerwowała miejsca, wydrukowała rezerwację i przed wyjazdem, przekazała Prezesowi w teczce.

Członkowie zarządu dotarli na miejsce późnym wieczorem, jako że nie mogli znaleźć hotelu z dokumentu rezerwacyjnego, zaczęli dokładniej go czytać. Wówczas okazało się, że oni dotarli do X, tam gdzie chcieli, jednak rezerwacja dotyczy zupełnie innego miejsca, oddalonego od ich celu o wiele kilometrów. Dlatego mieli duży kłopot ze znalezieniem noclegu, bo to szczyt sezonu, hotele oblężone przez turystów, a ich było pięcioro. Następnego dnia Asystentka została zwolniona.

Kiedy Office Manager spotkał ją przypadkowo po kilku miesiącach, zapytał, dlaczego popełniła taki błąd? Odpowiedziała, że Prezes zawsze robił na niej wrażenie osoby, której nie zadaje się pytań, tylko wykonuje polecenia i czyta w myślach.

Od ponad 20 lat mam przyjemność pracować w obszarze administracji biurowej. Pracowałam w sekretariacie, recepcji, zarządzałam zespołami administracyjno-biurowymi. Od 18 lat prowadzę szkolenia. Z własnego doświadczenia i doświadczenia uczestników moich szkoleń wiem, że jedną z rzeczy, których najbardziej boją się Asystentki to zadawanie pytań.

Dlaczego Asystentki nie zadają pytań lub zadają ich zbyt mało?

Poniżej tylko niektóre z naszych przekonań na temat zadawania pytań:

  • powinnam dopytać, ale może to być odebrane, jako brak kompetencji
  • potrafię to zrobić, to proste/oczywiste/jasne, nie muszę pytać
  • osoba zarządzająca nie ma czasu na odpowiedzi na dodatkowe pytania, muszę sobie jakoś sama poradzić
  • osoby, od których otrzymuję zadania „sprawiają wrażenie” jakby wszystko dla mnie było jasne i nie oczekują/nie zachęcają do zadawania pytań

A Ciebie, które stwierdzenie dotyczy?

No i pytań nie ma, a w konsekwencji pojawiają się pomyłki/błędy. Sytuacja, którą przytoczyłam na początku artykułu (autentyczna!) jasno dowodzi do czego może prowadzić strach przed zadawaniem pytań.

Nie zadając pytań, zwłaszcza zarządzającym, narażamy siebie i innych na mniej lub bardziej poważne konsekwencje. Jakie?

Oto tylko niektóre z nich:

  • niepotrzebny stres i emocje
  • konflikty z innymi
  • marnowanie czasu
  • podejmowanie niewłaściwych decyzji
  • obniżenie poczucia własnej wartości
  • powątpiewanie innych w Twoje kompetencje

Sposób na to jak sobie poradzić, ośmielić się i jednak pytania zadawać będąc Asystentką?

  • Określ, jakie informacje są Ci niezbędne do wykonania zadania

Zapisz, co jest Ci potrzebne, jakie pytanie/pytania zadać, aby jak najmniejszą ich liczbą otrzymać jak najwięcej niezbędnych informacji.

  • Pomyśl o konsekwencjach

Co się stanie, jeśli nie zadam tego pytania swojej przełożonej/swojemu przełożonemu? Jakie będzie to miało konsekwencje dla niej/niego, dla firmy/dla mnie?

  • Określ, jaki masz cel we współpracy z szefową czy szefem zadając pytania

Cel jest prosty – zadajesz pytania po to, aby we właściwy sposób wykonać zadanie, a nie dlatego, że nie potrafisz go wykonać.

  • Zadbaj o siebie

Masz prawo nie wiedzieć, masz prawo zadać pytanie, masz prawo, aby zadanie dobrze wykonać.

Podstawą produktywnej współpracy z szefem /szefową jest rozmowa

Stwarzaj okazje do jak najczęstszych rozmów z osobą zarządzającą. Dzięki temu otrzymasz więcej potrzebnych Ci informacji. Twoja szefowa/Twój szef często przemieszcza się po biurze? Świetnie. Towarzysz jej/jemu i zadawaj pytania.

  • Szukaj potwierdzenia

Jeśli nawet wykonanie zadania jest oczywiste, upewnij się, że właśnie takie rozwiązanie będzie zaakceptowane przez osobę, którą wspierasz.

Powodzenia!

 

Dołącz do zamkniętej grupy OfficeInfluencers na Fb