Przechowywanie dokumentów w firmie można zorganizować na różne sposoby. Jedne są bardziej efektywne i zgodne z prawem inne mniej. Poznaj różnice między nimi i zdecyduj czy potrzebujesz zmian w organizacji.
Przechowywanie dokumentów w archiwum firmowym
Nie każdy może mieć archiwum firmowe. Takie miejsce znajduje się w firmach i instytucjach, które, oprócz dokumentacji niearchiwalnej, wytwarzają i przechowują materiały archiwalne. Są to dokumenty mające wartość historyczną i wówczas nad takim miejscem pieczę sprawuje Archiwum Państwowe.
To duża nobilitacja dla firmy, jeśli jej dokumentami zainteresuje się właśnie Archiwum Państwowe. To oznacza, że robimy w firmie coś, co warto zachować dla przyszłych pokoleń i przechowywać w zasobie archiwalnym.
Szacuje się, że w Polsce wytwarzamy ok. 10% materiałów archiwalnych. Reszta to dokumenty, które po odpowiednim czasie przechowywania, można zniszczyć.
Jeśli więc nie wytwarzacie i nie przechowujecie w firmie materiałów archiwalnych – nie macie archiwum firmowego, a składnicę akt.
Składnica akt
W składnicy akt przechowujemy dokumentację niearchiwalną. Każdy dokument ma swój własny czas przechowywania i po tym okresie możemy go zniszczyć.
Kto ustala ile lat należy przechowywać dany dokument? Te informacje znajdziesz w odpowiednich ustawach i rozporządzeniach.
Archiwum firmowe i składnica akt – organizacja przechowywania dokumentów
Zarówno w archiwum jak i w składnicy akt:
- dokumenty powinny być uporządkowane w taki sposób, aby łatwo było odnaleźć dany dokument
- segregatory/teczki należy opisać i ułożyć we właściwym porządku
- procedura archiwalna powinna być spisana i wdrożona (zasady przekazywania, udostępniania i niszczenia dokumentów, których czas przechowywania się zakończył)
- dokumenty mają być zabezpieczone przed niepowołanym dostępem, powodzią, pożarem itp.
Jeśli pomieszczenie, w którym przechowujecie dokumenty, nie spełnia wyżej wymienionych warunków, mamy do czynienia z „kanciapą” na segregatory. I to jest właśnie rzeczywistość wielu (zbyt wielu) firm w Polsce.
Kanciapa
Od lat wrzucamy tam dokumenty, segregatory, teczki, a jak się nie mieszczą – „dopychamy kolanem”. Nikt nie ma czasu ani pomysłu, jak to wszystko poukładać, uporządkować, opisać. Znalezienie tam czegokolwiek to po prostu (nie boję się użyć tego słowa, bo sama wielokrotnie w takich miejscach szukałam dokumentów) masakra. Być może podejmowaliście próby „ogarnięcia” tego chaosu, jednak nie starczyło nikomu w firmie determinacji i zasobów, by to dokończyć. No i być może nie był to nigdy w firmie temat priorytetowy.
Być może szukanie całymi godzinami dokumentów nie jest dla firmy aż tak wielkim problemem (chyba, że dokument nie zostanie odnaleziony, a czeka na niego np. kontrola z PIP). Trzeba się jednak pochylić nad bezpieczeństwem dokumentów, a dokładniej nad ewentualnym niekontrolowanym „wyciekiem” informacji i danych.
Jeśli do „archiwum firmowego”:
- ma dostęp prawie każdy pracownik
- nie ma wyznaczonych osób odpowiedzialnych za to, co tam się dzieje
- dokumenty są wyjmowane stamtąd w sposób niekontrolowany
- każdy pracownik może tam „wrzucić” swoje dokumenty bez żadnego rejestru/ewidencji
- segregatory i teczki „w tajemniczy sposób” giną lub zmieniają miejsce przechowywania itp.
to firma już ma spory kłopot nie tylko organizacyjny ale również prawny.
Zainteresował Cię temat przechowywania dokumentów w firmie? Chcesz wiedzieć więcej?
Zapisz się na mój merytoryczny mailing, a co wtorek otrzymasz ode mnie informacje na temat organizacji i zarządzania firmowym archiwum.
Znasz osoby, które potrzebują takich informacji? Udostępnij im mój artykuł i link do mailingu.