Przechowywanie dokumentów w firmie można zorganizować na różne sposoby. Jedne są bardziej efektywne i zgodne z prawem inne mniej. Poznaj różnice między nimi i zdecyduj czy potrzebujesz zmian w organizacji.

Przechowywanie dokumentów w archiwum firmowym

Nie każdy może mieć archiwum firmowe. Takie miejsce znajduje się w firmach i instytucjach, które, oprócz dokumentacji niearchiwalnej, wytwarzają i przechowują materiały archiwalne. Są to dokumenty mające wartość historyczną i wówczas nad takim miejscem pieczę sprawuje Archiwum Państwowe.
To duża nobilitacja dla firmy, jeśli jej dokumentami zainteresuje się właśnie Archiwum Państwowe. To oznacza, że robimy w firmie coś, co warto zachować dla przyszłych pokoleń i przechowywać w zasobie archiwalnym.
Szacuje się, że w Polsce wytwarzamy ok. 10% materiałów archiwalnych. Reszta to dokumenty, które po odpowiednim czasie przechowywania, można zniszczyć.

Jeśli więc nie wytwarzacie i nie przechowujecie w firmie materiałów archiwalnych – nie macie archiwum firmowego, a składnicę akt.

Składnica akt

W składnicy akt przechowujemy dokumentację niearchiwalną. Każdy dokument ma swój własny czas przechowywania i po tym okresie możemy go zniszczyć.

Kto ustala ile lat należy przechowywać dany dokument? Te informacje znajdziesz w odpowiednich ustawach i rozporządzeniach.

Archiwum firmowe i składnica akt – organizacja przechowywania dokumentów

Zarówno w archiwum jak i w  składnicy akt:

  • dokumenty powinny być uporządkowane w taki sposób, aby łatwo było odnaleźć dany dokument
  • segregatory/teczki należy opisać i ułożyć we właściwym porządku
  • procedura archiwalna powinna być spisana i wdrożona (zasady przekazywania, udostępniania i niszczenia dokumentów, których czas przechowywania się zakończył)
  • dokumenty mają być zabezpieczone przed niepowołanym dostępem, powodzią, pożarem itp.

Jeśli pomieszczenie, w którym przechowujecie dokumenty, nie spełnia wyżej wymienionych warunków, mamy do czynienia z „kanciapą” na segregatory. I to jest właśnie rzeczywistość wielu (zbyt wielu) firm w Polsce.

Kanciapa

Od lat wrzucamy tam dokumenty, segregatory, teczki, a jak się nie mieszczą – “dopychamy kolanem”. Nikt nie ma czasu ani pomysłu, jak to wszystko poukładać, uporządkować, opisać. Znalezienie tam czegokolwiek to po prostu (nie boję się użyć tego słowa, bo sama wielokrotnie w takich miejscach szukałam dokumentów) masakra. Być może podejmowaliście próby „ogarnięcia” tego chaosu, jednak nie starczyło nikomu w firmie determinacji i zasobów, by to dokończyć. No i być może nie był to nigdy w firmie temat priorytetowy.

Być może szukanie całymi godzinami dokumentów nie jest dla firmy aż tak wielkim problemem (chyba, że dokument nie zostanie odnaleziony, a czeka na niego np. kontrola z PIP). Trzeba się jednak pochylić nad bezpieczeństwem dokumentów, a dokładniej nad ewentualnym niekontrolowanym „wyciekiem” informacji i danych.

Jeśli do „archiwum firmowego”:

  • ma dostęp prawie każdy pracownik
  • nie ma wyznaczonych osób odpowiedzialnych za to, co tam się dzieje
  • dokumenty są wyjmowane stamtąd w sposób niekontrolowany
  • każdy pracownik może tam “wrzucić” swoje dokumenty bez żadnego rejestru/ewidencji
  • segregatory i teczki “w tajemniczy sposób” giną lub zmieniają miejsce przechowywania itp.

to firma już ma spory kłopot nie tylko organizacyjny ale również prawny.

Zainteresował Cię temat przechowywania dokumentów w firmie? Chcesz wiedzieć więcej?

Zapisz się na mój merytoryczny mailing,  a co wtorek otrzymasz ode mnie informacje na temat organizacji i zarządzania firmowym archiwum.

Znasz osoby, które potrzebują takich informacji? Udostępnij im mój artykuł i link do mailingu.