Podsumowanie: jak zbudować współpracę z Executive Assistant?

Tym razem artykuł kieruję nie do Asystentek, a do Szefowych i Szefów wspieranych przez Asystentki. Spróbuję w nim odpowiedzieć na pytanie co powoduje, że niektóre Asystentki stanowią wyjątkową wartość dla firm i osób zarządzających. Jak zbudować współpracę z Executive Assistant, aby współdziałanie było efektywne.

Sprawdź, czy Wasza współpraca jest wyjątkowa

Zrób mały test i odpowiedz na poniższe pytania:

  1. Zdarza Ci się uczestniczyć w spotkaniach, które są nieproduktywne, przeciągają się w czasie?
  2. Masz w swoim zespole pracowników potrzebujących często Twojej pomocy, mimo, że mają uprawnienia do samodzielnego podejmowania decyzji?
  3. “Wpadają” do Ciebie w ciągu dnia osoby, które chcą Ci zająć tylko „chwilkę”, która zamienia się w godzinę?
  4. Trafiają do Ciebie codziennie niepotrzebne/nieistotne wiadomości e-mail?
  5. Każdego dnia poświęcasz czas na rozmowy, które nie przybliżają Cię do realizacji celów biznesowych?
  6. W ciągu dnia tracisz zbyt dużo czasu na przeglądanie i podpisywanie pism?
  7. Codziennie zdarza Ci się szukać zagubionych dokumentów?

Czy większość Twoich odpowiedzi brzmi „TAK”?

Sytuacja wymaga działania z Twojej strony. Nie wiem czy to dla Ciebie pocieszenie, ale wielu managerów jest w podobnej sytuacji.

Właściwa współpraca z Asystentką sprawi, że Twoja odpowiedź na wszystkie pytania z początku tego artykułu będzie jedna: Nie mam takich problemów, bo rozwiązuje je za mnie moja Asystentka. Ja skupiam się tylko na sprawach najważniejszych.

„Nie mógłbym przebrnąć przez cały swój dzień, gdyby nie moja Asystentka. Mając Asystentkę, która jest cały czas w centrum moich spraw wiem, że ze wszystkim zdążę. Ludzie pytają mnie często, jak daję radę utrzymać się na szczycie z dziesiątkami różnych interesów w różnych krajach. Jednym z głównych sposobów na to jest współpraca z wyjątkową Asystentką (…).”
Richard Branson (VIRGIN Group)

Zaryzykuję stwierdzenie, że wyjątkowe Asystentki same się nie rodzą, one wyjątkowe się stają…i w tym procesie drugą główną rolę odgrywa osoba zarządzająca. Asystentka może działać w granicach, które wyznaczy jej właśnie osoba zarządzająca.  Jeśli Asystentka ma „krótką smycz” – nie będzie właściwym wsparciem. Spotykam od lat wiele Asystentek, które chcą współpracować z osobami zarządzającymi w sposób efektywny, partnerski, ale “krótka smycz” to uniemożliwia.

Być może teraz powiesz, że Twoja Asystentka musi przejść odpowiednie szkolenie, żeby potrafiła Cię odpowiednio wesprzeć. Być może…Jednak na początek… po prostu z nią porozmawiaj. Przeznacz na to odpowiednią ilość czasu. I co bardzo ważne – przygotuj się do rozmowy.

Jak współpracować z Executive Assistant?

  • Pokaż Asystentce jak pracujesz, jak wygląda Twój dzień, tydzień, miesiąc lub też jakbyś chciała/chciał żeby wyglądał
  • Powiedz Asystentce, co jest dla Ciebie priorytetowe, kto jest kluczowy dla Twoich spraw
  • Ustal zasady współpracy i trzymaj się ich
  • Spytaj Asystentkę, jakie są jej oczekiwania dot. wzajemnej współpracy
  • Doceniaj jej inicjatywę
  • Zachęcaj do dzielenia się pomysłami
  • Zapraszaj ją na zebrania z zespołem – Asystentka jest pełnoprawnym członkiem zespołu, którym zarządzasz
  • Ustalcie cykliczne spotkania i nie rezygnujcie z nich
  • Pozwól jej zarządzać Twoim kalendarzem
  • Nie podważaj jej kompetencji przy innych
  • Pokaż innym, że doceniasz jej pracę i liczysz się z jej zdaniem
  • Nie oczekuj „czytania w myślach” – jasno komunikuj, czego oczekujesz, bądź otwarty na pytania z jej strony. „Czytanie w myślach” wypracowuje się z czasem i przy zaangażowaniu obu stron
  • Jeśli masz zaplanowane spotkanie z Asystentką, jesteście w trakcie rozmowy, ustalania zadań – nie pozwól by coś innego było wówczas ważniejsze (oczywiście są sytuacje wyjątkowe)
  • Dotrzymuj słowa
  • Dawaj feedback
  • Pozwól Jej być dla Ciebie WYJĄTKOWĄ ASYSTENTKĄ!

Zwiększ swoją efektywność, porozmawiaj ze swoją Asystentką, ustalcie plan działania i do dzieła. A gdybyś dalej nie wiedziała / nie wiedział jak współpracować z Executive Assistant – pisz do mnie w sprawie konsultacji: [email protected]