Asystentki osób zarządzających odgrywają kluczową rolę już nie tylko w codziennym „gaszeniu pożarów”, ale również w strategicznym wsparciu swoich liderów. Ta potrzeba u zarządzających pojawiła się w ostatnich 10-latach a pandemia potrzebę zamieniła w konieczność. To coś więcej niż prowadzenie kalendarza, organizowanie spotkań, odpisywanie na tonę maili – to pełnienie roli zaufanego doradcy organizacyjnego i partnera biznesowego. Jak więc skutecznie myśleć i działać strategicznie na tym stanowisku?
Zrozumienie celów organizacyjnych
Podstawą strategicznego myślenia jest głębokie zrozumienie misji, wizji i celów firmy. Kaplan i Norton (1996) w swojej pracy nad Strategiczną (Zrównoważoną) Kartą Wyników, stwierdzają, że strategiczne zarządzanie wymaga, aby każda osoba w firmie była świadoma jej celów i potrafiła te cele przekładać na codzienne działania. Asystentka – ściśle współpracując na co dzień z zarządzającymi – ma unikalną pozycję do tego, aby wspierać te cele poprzez aktywne włączanie się w procesy decyzyjne i
Przewidywanie potrzeb
Badania psychologiczne sugerują, że proaktywność to jedna z kluczowych cech osób myślących strategicznie. Według badań Frese i Fay (2001), osoby, które regularnie podejmują działania proaktywne, są w stanie skuteczniej zarządzać nieoczekiwanymi sytuacjami i przyczyniać się do długoterminowego sukcesu firmy. Asystentka, która potrafi wyprzedzać oczekiwania/potrzeby osoby zarządzającej oraz identyfikować potencjalne zagrożenia, ale również szanse/możliwości, staje się partnerem w realizacji celów firmy. Tym samym praca Asystentki z roli wykonawczej przechodzi w rolę strategiczną – staję się WARTOŚCIĄ.
Efektywna komunikacja
Strategiczne myślenie wymaga umiejętności nie tylko komunikowania ale również porozumiewania się z różnymi grupami i osobami. Dochodzenie do porozumienia ma bezpośredni wpływ na skuteczność realizacji strategii. Asystentka osoby zarządzającej powinna zatem umieć filtrować informacje, analizować i przekazywać te kluczowe, które pomogą podejmować zarządzającym trafne decyzje.
Zarządzanie priorytetami
Kolejnym kluczowym aspektem strategicznego działania jest umiejętność priorytetyzacji zadań. Według badań Covey’a (1989), skuteczne zarządzanie czasem i energią wymaga skupienia na działaniach, które przynoszą długoterminowe rezultaty, a nie jedynie rozwiązują bieżące problemy. Asystentka, która umie odróżniać sprawy strategiczne od tych, które takie nie są, pilne od ważnych, zapewnia osobie zarządzającej maksymalne wykorzystanie czasu na tych zadaniach, które realizują cele firmy.
Elastyczność i adaptacja
Zdolność do elastycznego reagowania na zmiany i adaptacji do nowych okoliczności to kolejna kluczowa cecha strategicznego myślenia. Badania Nadlera i Tushmana (1997) pokazują, że elastyczne organizacje, które potrafią szybko dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych, są bardziej skuteczne w realizacji swoich długoterminowych celów. Asystentka, która potrafi zarządzać zmianą i wspierać osobę zarządzającą w dostosowywaniu się do nowych wyzwań, staje się cennym partnerem firmy.
Strategiczne myślenie i działanie na stanowisku Asystentki osoby zarządzającej wymaga zaangażowania, proaktywności oraz głębokiego zrozumienia celów organizacyjnych. Asystentki mogą skuteczniej wspierać swoich przełożonych i organizacje, przekształcając swoje role z typowo administracyjnych w kluczowe dla sukcesu strategii firmy.
Być strategicznym partnerem to nie tylko kwestia stanowiska – to sposób myślenia i działania, który przynosi długoterminowe korzyści całej organizacji.
