Czas, który każdego dnia przeznaczasz na rutynowe, powtarzalne i automatyczne zadania możesz teraz odzyskać na sprawy naprawdę istotne – strategiczne i rozwojowe. Dzięki zastosowaniu narzędzi AI, bo one są wręcz wymarzone do zastosowania w pracy Executive Assistant, Asystentki Zarządu, Asystentki Personalnej i zawodach pokrewnych.
Jakie narzędzia AI warto, abyś przetestowała w swojej codziennej pracy oraz współpracy z osobami zarządzającymi i i zespołem? Które z nich rzeczywiście sprawdzą się w realizacji codziennych zadań EA i przyniosą Ci wymierne korzyści?
Po przeczytaniu tego artykułu wszystko będzie jasne :-)
Zarządzanie kalendarzem, czyli koniec z e-mailowym ping-pongiem
Koordynacja kalendarzy to jedno z najbardziej czasochłonnych zadań EA. Dobre narzędzia AI potrafią zaoszczędzić nawet 7-10 godzin tygodniowo.
Calendly
Podstawa w arsenale każdej EA. Najlepiej sprawdza się wersja z funkcjami AI, która uczy się i sugeruje optymalne terminy dla różnych typów spotkań i konkretnych osób.
Clara
Wirtualny asystent, który samodzielnie negocjuje terminy spotkań przez email. Szczególnie przydatny dla Executive Assistants współpracujących z menedżerami wysokiego szczebla, którzy mają ponad 15 spotkań tygodniowo.
Reclaim.ai
Niezastąpiony dla EA pracujących z kilkoma członkami zarządu jednocześnie. Automatycznie dostosowuje kalendarz do zmieniających się priorytetów i chroni czas na zadania wymagające skupienia.
Zarządzanie przepływem informacji
Ilość korespondencji w ostatnich latach wzrosła w firmach średnio o 60%. I to może być naprawdę przerażające. Narzędzia AI pomagają nad tym zapanować na wiele sposobów:
Grammarly Business
Dostosowuje ton wypowiedzi do odbiorcy i poprawia czytelność informacji. Dla EA pracujących w międzynarodowym środowisku to absolutne „must have”.
Otter.ai
Transkrybuje spotkania w czasie rzeczywistym, generuje notatki. Jeśli w swojej pracy sporządzasz dużo notatek podczas spotkań, dzięki Otter możesz zaoszczędzić nawet ok. 5 godzin tygodniowo na tych zadaniach. Dużo? Dużo!
Superhuman
Rewolucjonizuje sposób zarządzania skrzynką odbiorczą. EA pracująca z zarządzającymi na poziomie C-level może dzięki niemu zaoszczędzić na obsłudze maili nawet o 40%. Również dla osoby zarządzającej obsługującej samodzielnie swoją skrzynkę pocztową.
Tworzenie dokumentów z efektem wow
Przygotowanie profesjonalnych materiałów może zajmować nawet 28% czasu EA. Jakie narzędzia AI mogą Ci w tym pomóc?
Microsoft Copilot
Pozwala stworzyć profesjonalny 10-stronicowy raport w 15 minut. EA pracująca z CEO dużych firm raportują, że Copilot podwoił ich produktywność w tym zakresie.
Notion AI
Genialny do strukturyzowania wielu różnorodnych pomysłów i przekształcania ich w uporządkowane dokumenty. Szczególnie wartościowy dla EA pracujących w dynamicznych środowiskach startupowych, branżach kreatywnych.
Beautiful.ai
Ratunek dla każdego, kto musi przygotować efektowną prezentację bez umiejętności projektowych. Prezentacje wyglądają profesjonalnie, jakby nad każdą pracował zespół grafików.
Zarządzanie projektami na nowym poziomie
Śledzenie licznych projektów to jedno z największych wyzwań EA. Narzędzia , które Cię w tym wyręczą i znacznie ułatwią cały proces monitorowania:
Asana z AI
Narzędzie znane już od paru lat. Automatycznie priorytetyzuje zadania i przewiduje potencjalne opóźnienia. Zespoły EA pracujące z zarządzającycmi w międzynarodowych korporacjach raportują wzrost efektywności o 30-35% po wdrożeniu Asany.
Trello z Butlerem
Idealne dla mniejszych zespołów. Automatyzacje oszczędzają dziesiątki godzin miesięcznie na ręcznym przenoszeniu kart i przypisywaniu zadań. Idealne, wręcz jakby stworzone na potrzeby Executive Assistants.
ClickUp
Szczególnie przydatny dla EA pracujących zdalnie. Wbudowane funkcje AI pomagają w planowaniu czasu i zapewniają, że nic nie umknie Twojej uwadze, nawet przy współpracy z kilkoma liderami jednocześnie.
Analiza danych
Nowy obszar procesowy u portfelu kompetencji coraz większej liczby Executive Assistant.
Jakie narzędzia AI wesprą Cię przy tego typu zadaniach?
Power BI od Microsoft
Przekształca surowe dane w przejrzyste wizualizacje i zaawansowane raporty analityczne.
Tableau
Nieco trudniejszy w nauce, ale niesamowicie potężny. EA pracujący w sektorach opartych na danych używają go do śledzenia KPI dla całych działów.
Google Data Studio
Świetny na początek przygody z analizą danych. Bezpłatny i intuicyjny, pozwala stworzyć profesjonalny raport w zaledwie kilka godzin.
Organizacja podróży służbowych
Planowanie podróży służbowych to zadanie, które większość EA chciałaby zautomatyzować:
TripActions
Wykorzystuje AI do personalizacji opcji podróży na podstawie preferencji i historii. Oszczędność czasu może wynieść nawet do 5 godzin tygodniowo na planowaniu podróży.
Navan
Doskonały do zarządzania budżetem podróży. Automatycznie kategoryzuje wydatki i generuje raporty zgodne z polityką firmy.
Zarządzanie wydatkami i fakturami
Finanse to obszar, gdzie dokładność jest kluczowa, a AI może Ci tutaj znacząco pomóc:
Expensify
Skanuje paragony i automatycznie wypełnia raporty wydatków. System wykrywa anomalie i nieprawidłowości, zanim trafią do działu księgowości.
Zoho Expense
Automatyzuje cały proces od skanowania paragonu do zatwierdzenia płatności. System przypomnień eliminuje problem brakujących dokumentów.
Spendesk
Karty firmowe z inteligentnymi limitami i automatycznym śledzeniem. Możesz dzięki temu narzędziu kontrolować budżety operacyjne w czasie rzeczywistym.
AI Cię nie zastąpi – AI zwiększy Twoją efektywność i sprawczość
To, co najcenniejsze w pracy EA – inteligencja emocjonalna, umiejętność budowania relacji, rozwiązywanie złożonych problemów – pozostaje domeną człowieka. AI przejmuje powtarzalne zadania, dając przestrzeń na to, co naprawdę buduje wartość.
EA, którzy wykorzystują AI w codziennej pracy, stają się strategicznymi partnerami dla swoich liderów. Mają czas na głębsze zrozumienie biznesu, wyprzedzanie problemów i proaktywne działanie. W erze AI wartość Executive Assistant nie maleje – wręcz przeciwnie, staje się jeszcze bardziej wyraźna.
To jak – idziesz w AI?
