W świecie korporacji i dużych organizacji, gdzie każda minuta ma znaczenie, stanowisko Executive Assistant (EA), czyli Asystentki lub Asystenta osoby zarządzającej, odgrywa kluczową rolę. Choć wiele osób może kojarzyć tę funkcję jedynie z organizowaniem kalendarza i odbieraniem telefonów, prawda jest znacznie bardziej złożona. Executive Assistant to nie tylko osoba odpowiedzialna za wsparcie administracyjne, ale coraz częściej również strategiczny partner dla zarządu firmy. Dla osób, które nie miały wcześniej kontaktu z tym stanowiskiem, może być to fascynująca i różnorodna praca.
Rola Executive Assistant
Executive Assistant to osoba, która bezpośrednio współpracuje z osobami na najwyższym szczeblu zarządzania – CEO, prezeską/-esem czy dyrektorką generalną/dyrektorem generalnym. To nie jest „zwykła Asystentka Biurowa”. Executive Assistant zarządza kalendarzem osoby zarządzającej, organizuje spotkania biznesowe, podróże służbowe, przygotowuje raporty i analizy, a także często jest zaangażowana w realizację strategicznych projektów firmy. Podsumowując obowiązki Executive Assistant można powiedzieć, że dba o to, by wszystkie aspekty pracy zarządu przebiegały sprawnie i efektywnie.
Codzienne zadania Executive Assistant
Codzienne obowiązki Executive Assistant mogą się znacznie różnić w zależności od specyfiki firmy, te powtarzające się to:
Zarządzanie kalendarzem
Koordynowanie terminów i organizacja spotkań, konferencji i wydarzeń.
Organizacja podróży służbowych
Rezerwowanie lotów, hoteli i transportu oraz planowanie całej logistyki związanej z podróżami.
Przygotowanie dokumentów
Tworzenie prezentacji, raportów i analiz na potrzeby zarządu, kompletowanie dokumentów i podpisów, współpraca z innymi działami w firmie w celu dostarczenia niezbędnych informacji.
Zarządzanie korespondencją
Przyjmowanie, filtrowanie i przedkładanie korespondencji osobie zarządzającej, wewnętrzny obieg dokumentów, zarządzanie korespondencją e-mail i skrzynką pocztową osoby zarządzającej.
Wsparcie strategiczne
Często Executive Assistant jest zaangażowana w projekty zarządu, monitorując ich postęp, koordynując działania różnych zespołów, udział w spotkaniach, a czasem nawet podejmując samodzielne decyzje w ramach delegowanych uprawnień.
Jakie umiejętności są potrzebne?
Stanowisko Executive Assistant wymaga bardzo szerokiego wachlarza umiejętności. Najważniejsze z nich to:
Kompetencje organizacyjne
Doskonała organizacja pracy, umiejętność zarządzania wieloma różnymi zadaniami zadaniami oraz dbałość o szczegóły.
Zarządzanie czasem
Efektywne planowanie i zarządzanie czasem zarówno własnym, jak i osoby zarządzającej.
Komunikacja i porozumiewanie się
Zdolność do jasnego i skutecznego komunikowania się z różnymi osobami, zespołami, grupami (w tym klientami, współpracownikami, osobami strategicznymi, dostawcami).
Dyskrecja i poufność
Executive Assistant często ma dostęp do wrażliwych danych i musi umieć zachować najwyższe standardy poufności.
Umiejętność rozwiązywania problemów
Szybkie podejmowanie decyzji i znajdowanie rozwiązań w niespodziewanych sytuacjach.
Elastyczność
Praca na tym stanowisku wymaga często elastyczności, zarówno jeśli chodzi o godziny pracy, jak i zakres obowiązków, który może dynamicznie się zmieniać.
Dlaczego stanowisko Executive Assistant jest tak ważne?
Executive Assistant to osoba, która przyczynia się do efektywnego funkcjonowania zarządu i całej firmy. Dzięki niej liderki/liderzy mogą skupić się na najważniejszych kwestiach strategicznych, podczas gdy codzienne obowiązki są zarządzane w sposób płynny i efektywny.
Ile zarabia Executive Assistant w Polsce?
Zarobki Executive Assistant w Polsce różnią się w zależności od lokalizacji, wielkości firmy, branży doświadczenia oraz zakresu obowiązków.
Według danych z rynku pracy, wynagrodzenie na tym stanowisku w 2024 roku kształtuje się na poziomie:
- dolny próg wynagrodzenia: ok. 7 000 – 8 000 PLN brutto miesięcznie
- średnie wynagrodzenie: ok. 9 000 – 12 000 PLN brutto miesięcznie
- górny próg wynagrodzenia: w dużych korporacjach i międzynarodowych firmach wynagrodzenie mogło wynosić nawet 15 000 – 18 000 PLN brutto miesięcznie
Wynagrodzenie na tym stanowisku często obejmuje dodatkowe korzyści, takie jak prywatna opieka medyczna, karty sportowe, szkolenia, premie roczne (np. w branży farmaceutycznej), co może znacząco podnieść całkowitą wartość pakietu wynagrodzenia.
Executive Assistant to stanowisko, które wymaga wszechstronnych umiejętności, zaufania i zaangażowania. Jest to praca pełna wyzwań, ale także ogromnych możliwości. Dla osób, które lubią dynamiczne środowisko pracy, dobrze radzą sobie w zarządzaniu wieloma zadaniami i potrafią budować relacje na najwyższym szczeblu, może to być idealna ścieżka kariery.
