fbpx

5 wskazówek dla Asystentki, jak efektywnie zarządzać czasem osoby zarządzającej

Zarządzanie kalendarzem to kluczowa umiejętność mająca bezpośredni wpływ na naszą produktywność i skuteczność  działania. Wykorzystanie efektywnych metod zarządzania czasem pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów, minimalizację stresu oraz większe skupienie na priorytetach. W tym artykule przedstawiam 5 sprawdzonych wskazówek, które pomogą Ci efektywnie zarządzać kalendarzem własnym i osoby zarządzającej.

1. Time Blocking – klucz do produktywności

Jedną z najskuteczniejszych technik zarządzania czasem jest Time Blocking. Polega ona na rezerwacji określonych bloków czasowych na konkretne zadania z tego samego obszaru. Ta metoda pomoże Ci zredukować  liczbę przerw i rozproszeń. Asystentki korzystające z tej metody mogą poprawić swoją produktywność nawet o 15-20%.

Metoda Time Blocking pozwala skupić się na jednym zadaniu przez określony czas, co pomoże Ci w pełni zaangażować się w realizację danego zadania. Kluczowym elementem tej techniki jest priorytetyzacja – najważniejsze zadania  wykonuj (jeśli tylko masz taką możliwość) w godzinach największej własnej produktywności.

2. Zasada 2-minut – szybkość w zarządzaniu zadaniami

Kiedy pojawia się zadanie, które można wykonać w mniej niż 2 minuty – najlepiej zrób je od razu. Zamiast planować drobne czynności na później, lepiej uporać się z nimi natychmiast. Zasada 2-minut to proste, ale skuteczne narzędzie, które pomoże Ci utrzymać równowagę w codziennych zadaniach.

Stosując tę zasadę unikniesz nagromadzenia drobnych, ale czasochłonnych spraw. Jak wiadomo takie „drobiazgi” mogą skutecznie rozpraszać uwagę i przeszkadzać w realizacji zdań naprawdę ważnych.

3. Rezerwacja czasu na nieprzewidziane wydarzenia

Nieplanowane zadania i spotkania to codzienność w pracy Asystentki i osób zarządzających. Dlatego warto zawsze zostawić w kalendarzu pewną elastyczność – np. rezerwując 30-minutowe okna czasowe na nieprzewidziane wydarzenia. 

Dzięki takiemu podejściu masz możliwość reagowania na niespodziewane sytuacje bez nadmiernego zakłócania harmonogramu dnia. Badania wykazują, że elastyczność w zarządzaniu czasem może poprawić efektywność o 10-15%.

4. Rutyny i rytuały

Stworzenie stałych rytuałów związanych z planowaniem dnia to kolejna wskazówka, która może znacznie poprawić zarządzanie czasem. Codzienne przeglądy kalendarza rano i podsumowanie dnia pod koniec pracy pomogą Ci lepiej przygotować się na nadchodzące wyzwania oraz skuteczniej planować kolejne działania.

Wprowadzenie rutyn daje poczucie kontroli nad harmonogramem i pomaga zapobiegać nieoczekiwanym problemom. Dobrze zaplanowany dzień zaczyna się od dobrego przygotowania.

5. Minimalizowanie liczby spotkań

Udział w spotkaniach jest ważnym elementem pracy osoby zarządzającej. Jednak ich zbyt duża liczba może negatywnie wpłynąć na produktywność – osoby zarządzającej i Asystentki. Niestety nadmierna liczba spotkań może zmniejszyć efektywność nawet o 25%.

Dlatego przed zaplanowaniem kolejnego spotkania zadaj sobie i osobie zarządzającej pytanie: „Czy to spotkanie jest naprawdę konieczne?”

Jeżeli tak – upewnij się, że jego agenda jest dobrze zaplanowana, a czas trwania maksymalnie zredukowany.

Skuteczne zarządzanie kalendarzem osoby zarządzającej wymaga zastosowania sprawdzonych technik i narzędzi. Time Blocking, zasada 2-minut, rezerwacja czasu na nieprzewidziane wydarzenia, rutyny oraz minimalizowanie liczby spotkań to praktyki, które mogą znacząco poprawić  produktywność i organizację pracy w zespole Asystentka – osoba zarządzająca.

Picture of Nazywam się Agnieszka Korach

Nazywam się Agnieszka Korach

Jestem psychologiem i trenerem biznesu. Moi Klienci to m.in. Mecedes Benz, Allen&Overy, Solid Security, Maspex, PAN, Uniwersytet SWPS.

Picture of Autorka: Agnieszka Korach

Autorka: Agnieszka Korach

Podziel się tym artykułem ze znajomymi:

Obejrzyj szkolenie

"7 wskazówek, jak myśleć i działać strategicznie" 

X
Scroll to Top