Podsumowanie: Jesteś Asystentką? Bądź wartością dla siebie i firmy w której pracujesz. W tym artykule zawarłam wskazówki jak możesz sobie w tym pomóc.
Jesteś niezbędna, niezastąpiona, co oni by zrobili, gdyby nie Ty… Bez Asystentki to biuro by się zawaliło…
Kiedy wracasz z nieobecności, słyszysz „Dobrze, że już wróciłaś, bo tamta Asystentka, która Ciebie zastępowała…szkoda gadać”. Miód na Twoje serce, prawda? Od razu lepiej się czujesz.
Sprawdź, co z tego tak naprawdę masz:
- siedzenie po godzinach (przecież nikt nie umie tego zrobić, poza Tobą oczywiście)
- niekończące się telefony z pracy podczas urlopu/zwolnienia/gdy jesteś na szkoleniu / i pytania typu: gdzie są dokumenty dot. X, gdzie są pieczątki, skończyła się kawa, gdzie zamówić itp.
- problem z wzięciem dnia wolnego (nikt nie chce Cię zastąpić, przy nikim szefowa/szef nie czuje się tak bezpiecznie jak przy Tobie)
- konieczność bycia w pracy, gdy większość pracowników ma wolne (np. Wigilia, Sylwester i inne) lub pracę zdalną – przykład pandemii COVID-19 bardzo dobrze to pokazuje
- nagromadzenie pracy po powrocie z nieobecności – nikt nie wiedział jak to zrobić i dlatego wszystko czeka na Ciebie
- wszyscy przychodzą do Ciebie po pomoc/informację, bo tylko Ty wiesz, bo Ty zrobisz to najlepiej itp.
Znasz to, prawda? Na pewno dodasz jeszcze coś od siebie….
No cóż, prawda jest taka, że pewnego dnia odchodzisz lub oni rezygnują z Ciebie i okazuje się, że inna Asystentka też sobie radzi…Zdziwiona?
Obecnie, w pracy Asystentki, w cenie jest nie tylko to, że świetnie znasz MSOffice, biegle władasz kilkoma językami, wiesz jak prowadzić kalendarz w Outlook, umiesz zarezerwować bilet lotniczy i hotel itp. Teraz dla pracodawcy liczy się również to, że:
- wiesz, jak szybko i skutecznie porozumieć się z innymi (kluczowa umiejętność w czasach pandemii)
- jesteś bardzo dobrze zorganizowana
- wychodzisz z inicjatywą
- potrafisz przewidywać
- nie dopuszczasz do „pożarów”
- ciągle się uczysz i jesteś ciekawa tego, co się dzieje wokół
I jeśli masz te unikatowe w dzisiejszych czasach kompetencje – możesz być nie tylko dobrym wykonawcą zadań, ale również KREATOREM ROZWIĄZAŃ,
Bądź WARTOŚCIĄ!
Boimy się ujawniać swoje know-how, dzielić się swoją wiedzą z innymi/nowymi pracownikami. Być może kiedy rozpoczynałaś pracę w nowym miejscu odczułaś to na własnej skórze? Przypomnij sobie czy Asystentka, która już tam pracowała lub inni pracownicy chcieli się z Tobą chętnie dzielić tym, co umieli, co już wiedzieli…Z doświadczenia własnego i osób przychodzących na moje szkolenia wiem, że wcale nie jest „różowo”.
Wiele osób boi się konkurencji, zwłaszcza te osoby, które nie mają dobrego zdania o poziomie własnych kompetencji…Może się okazać, że jesteś lepsza od niej/od nich i ich pozycja będzie zagrożona…Nie ma się co dziwić. To jest lęk o pracę, pozycję, dochody, często jednak niczym nie uzasadniony.
Jeśli będziesz pokazywać tylko kompetencje dot. merytorycznego obszaru Twojej pracy w roli Asystentki – to rzeczywiście będziesz skazana na skutki bycia niezastąpioną. Czy jest jakieś wyjście z tej sytuacji?
Tak, jednak mało praktykowane z obawy przed ujawnieniem swojego know-how, ale jeśli się tego nie boisz, to czytaj dalej.
Podziel się swoją wiedzą z osobami, które z Tobą pracują, które Ciebie zastępują!
Pokażesz w ten sposób swoim przełożonym, że dbasz o dobro firmy, że przewidujesz co się może zdarzyć właśnie podczas Twojej nieobecności, jak oni i firma mogą sobie wówczas poradzić. Jak to zrobić? Zacznij zbierać informacje i spisywać procedury dot. Twojego stanowiska – stworzysz manual, który będzie „biblią” Twojego stanowiska. Bądź więc Wartością dla firmy, również dokładnie opisując swoje stanowisko pracy i zadania, które wykonujesz.
Nie pracuj w ukryciu!
Nie zapomnij jednak tego swoim przełożonym i współpracownikom zakomunikować ;-) Przecież zależy nam na tym, żeby wiedzieli co robisz i dlaczego.
Bądź WARTOŚCIĄ poprzez inicjowanie zmian poprawiających funkcjonowanie procesów w firmie, wychodź z inicjatywą!
Np. pokaż jak można usprawnić obieg dokumentów, informacji. Czas izolacji, pandemii, pracy w zmiennych i niepewnych warunkach daje mnóstwo możliwości w tym zakresie.
Inspiruj innych!
Pokaż np. jak można bardziej ekologicznie funkcjonować w biurze, jakie narzędzia można wykorzystać do skuteczniejszej komunikacji, pokaż „wąskie gardła” komunikacji czy organizacji procesów biurowych.
Trzymaj rękę na biurowym pulsie!
Pokaż innym, że jesteś na bieżąco z nowymi trendami, rozwiązaniami, które można wprowadzić do Twojej firmy, a które ułatwią/uprzyjemnią wszystkim pracę.
